por Wendel Soares em 20/02/2024
Empresas com gestão de workflow simplificada tendem a ter resultados mais sólidos e maior otimização nos processos. Isso porque o uso deste tipo de sistematização é capaz de trazer uma verdadeira transformação digital das empresas.
Além disso, ao optar por uma ferramenta BPMS no gerenciamento de processos, o objetivo passa a ser que os fluxos de trabalho tenham maior personalização e eficiência. Ou seja, isso irá impactar diretamente em toda a operação e atividades empresariais.
Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo para explicar como é possível ter uma gestão de workflow simplificada e quais etapas necessárias para torná-lo parte da cultura organizacional da sua empresa. Confira conosco e boa leitura!
Afinal, o que é um workflow e qual a sua importância?
Um workflow (em português, fluxo de trabalho) é um conceito que descreve o modo como as pessoas realizam um processo ou uma série de tarefas em uma empresa ou em qualquer outro contexto. Em resumo, um workflow é um fluxo de trabalho com organização para apresentar como a execução das tarefas devem acontecer. Além disso, ele mostra as etapas a partir do objetivo específico das atividades.
De modo geral, os workflows são importantes para a eficiência, a organização e a melhoria da produtividade, pois eles ajudam a minimizar o tempo e os esforços necessários para concluir tarefas e projetos. Para isso, eles podem ter a representação em diagramas ou mapas, com foco nas etapas, responsabilidades e as relações entre as tarefas.
Principais vantagens em utilizar o workflow nos processos empresariais
Workflows são importantes para a gestão de uma empresa, pois eles ajudam a:
- Melhorar a eficiência e a produtividade;
- Minimizar o tempo e os esforços necessários para concluir tarefas e projetos;
- Melhorar a qualidade dos produtos e serviços entregues aos clientes;
- Melhorar a experiência de compra dos clientes;
- Facilitar a comunicação e a colaboração entre os times;
- Ajudar a identificar as práticas que agregam mais valor aos processos da empresa;
- Fornecer dados confiáveis e em tempo real, com mais transparência e agilidade para o dia a dia.
O que é a gestão de workflow simplificada?
A gestão de workflow simplificada refere-se a uma abordagem que permite maior eficiência, organização e fácil compreensão das tarefas para executar. Em outras palavras, isso pode envolver a utilização de ferramentas de software para automatizar e otimizar processos, a documentação clara e concisa dos workflows e a simplificação das etapas necessárias para concluir tarefas e projetos.
Em resumo, a gestão de workflow simplificada busca tornar os processos de trabalho mais ágeis, transparentes e eficazes. Além disso, irá contribuir para a melhoria da produtividade e da qualidade dos produtos e serviços entregues.
O que uma gestão de workflow simplificada precisa ter?
1 | Simplicidade e intuitividade
Primeiramente, uma gestão de workflow simplificada precisa ser capaz de não exigir um domínio específico ou técnico da plataforma e facilitar a compreensão e a execução das tarefas. Isso significa que as etapas e as responsabilidades devem ser claramente definidas, e a interface do usuário deve ser amigável e com uso intuitivo de todos que se envolverão nos processos.
2 | Automatização e gestão de workflow simplificada
A automatização de processos é uma característica importante para afirmar que o fluxo de trabalho é simples. Afinal, ela é quem irá facilitar a execução das tarefas e a gestão das atividades. Por exemplo, ao incluir a automação de notificações, ações e aprovações, atribuição de responsabilidades e integração das equipes em um único ambiente.
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3 | Fluidez no andamento das tarefas
Um workflow eficaz oferece fluidez no andamento das atividades, diminuindo o tempo gasto na execução das tarefas. Isso pode ser alcançado por meio da eliminação de gargalos de processos e da simplificação e automatização de tarefas repetitivas.
4 | Otimização dos produtos e serviços entregues aos clientes
Não dá para falar sobre gestão de workflow simplificada sem considerar a otimização dos produtos e serviços entregues aos clientes. Isso porque esta condição irá resultar em uma melhoria da experiência de compra.
Na prática, para que aconteça, ela pode envolver a definição clara de padrões de qualidade, a redução de erros e a melhoria contínua dos processos.
5 | Redução de ciclos e melhoria da experiência da equipe e dos consumidores
Um fluxo de trabalho simplificado e eficiente precisa ser capaz de identificar e eliminar tarefas redundantes. Além disso, proporcionar o alinhamento de estratégia entre a equipe e conseguir reduzir ciclos que atrasam a produção da empresa.
6 | Redução de erros
Gaps, falhas e erros são passíveis de ocorrer em qualquer empresa e eles, por si só, não são exatamente um problema. Porém, quando a gestão de processos de negócio é incapaz de mitigá-los, evitá-los ou corrigi-los, isso irá impactar negativamente todo o workflow.
Sendo assim, uma gestão de workflow simplificada é aquela que se mantém ativa em solucionar problemas que atrapalham, atrasam ou geram custos dentro de uma operação empresarial.
7 | Aumento da colaboração entre a equipe e alinhamento de estratégia
Por último, pode-se afirmar que a empresa está com a gestão de workflow simplificada quando as ferramentas de gestão são transparentes, objetivas e de fácil acesso para todos os colaboradores. A partir disso, torna-se muito mais efetiva a implementação de uma cultura organizacional e da padronização dos processos.
O BPMS como aliado de uma gestão de workflow simplificada
É impossível pensar em uma gestão de workflow simplificada sem abordar os benefícios no uso de uma ferramenta BPMS. Isso porque ela é a melhor solução para empresas que sabem como a implementação de uma tecnologia pode comprometer toda a sua operação.
Através do uso do BPMS, como o Holmes, você conseguirá personalizar os mais diferentes fluxos de trabalho de modo ágil e simples, já que utilizamos soluções clean code que podem facilmente se adaptar às necessidades do seu negócio.
A seguir, listamos as principais vantagens de ter uma ferramenta BPMS como aliada na gestão dos processos da sua empresa. Continue a leitura.
1 | Mapeamento e modelação dos processos de negócios
Primeiramente, precisamos lembrar que uma ferramenta BPMS permite a criação de diagramas e modelos de processos de negócios. Na prática, isso significa facilitar a compreensão e a visualização dos fluxos de trabalho.
Outro ponto favorável é que nosso sistema oferece modelos prontos e personalizáveis, que conseguem se adaptar em poucos cliques ao tipo de tarefa que sua empresa precisa executar.
2 | Automatização de tarefas para uma gestão de workflow simplificada
Falamos anteriormente de automatização mas devemos sempre reforçar: workflows simples e funcionais devem ser digitais e conseguirem automatizar processos demorados, complexos ou que exigem vários sistemas.
Por exemplo, com uma ferramenta BPMS do Holmes, você insere notificações, ações e aprovações sem a necessidade do uso de e-mails ou mensagens de outras plataformas.
3 | Gestão de documentos e informações
Uma ferramenta BPMS permite a gestão de documentos e informações relevantes para os processos de negócios, como regras de negócio, prazos, responsabilidades e métricas de desempenho. Isso ajuda a manter a equipe informada e alinhada com as metas e objetivos da empresa.
4 | Facilidade de uso
Esse é um conceito auto explicativo mas que merece ser explicado. Afinal, para afirmar a facilidade na gestão de workflow, precisamos considerar que a equipe consiga se adaptar rapidamente à ferramenta e que ele não exija um domínio técnico ou complexo para o uso.
E o BPMS do Holmes é exatamente isso, já que investe no uso de soluções simples e intuitivas.
5 | Colaboração aprimorada
Uma ferramenta BPMS permite a colaboração aprimorada entre a equipe, pois todos têm acesso às suas visualizações e podem trabalhar juntos em um mesmo processo.
Em resumo, sua empresa conseguirá melhorar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e, como resultado, terá uma gestão mais eficiente dos processos e uma informação assertiva e convergente.
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6 | Análise e melhoria contínua
Para ser simplificada, a gestão de workflow deve fornecer recursos que identifiquem falhas e permita corrigi-las a qualquer momento.Isso ajuda a empresa a se adaptar às mudanças do mercado e a manter-se competitiva.
7| Integração de sistemas para a gestão de workflow simplificada
Por fim,uma ferramenta BPMS permite a integração de aplicativos e sistemas de forma eficiente, tornando a gestão de processos mais integrada e coesa. Dessa forma, você não precisa acessar diferentes plataformas para acompanhar o fluxo de trabalho e reduzirá o tempo gasto na execução de tarefas.
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Gestão de workflow simplificada é com as soluções do Holmes!
Após compreender tudo que envolve o uso da assinatura eletrônica para agilizar a documentação de test drive e como uma ferramenta BPMS pode se beneficiar do uso dele, que tal conhecer a melhor opção para a sua empresa?
Por isso, convidamos você a utilizar o Holmes, uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades.
Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar
solicitações.
E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.
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