por Suelen Hofrimann em 27/12/2022
Está buscando uma ferramenta de gestão de tarefas? Então eu vou te ajudar a escolher o tipo de software ideal para as suas necessidades.
Afinal, existem diversas opções, e você até já pode ter algo em mente, mas como saber se o sistema será o suficiente para o seu negócio quando ele começar a crescer e o volume de tarefas aumentar?
Aí você pode me dizer: ah, isso é coisa pra pensar no futuro! E eu devo te alertar que nem sempre isso é verdade porque sistemas podem ser bastante difíceis de substituir.
Por isso é importante analisar muito bem o cenário da sua empresa para definir se o que você precisa realmente é um organizador de tarefas, um software de projetos, ou ainda, um sistema de processos.
Então, para começar, é necessário identificar as suas reais necessidades. Vejamos algumas observações que podem ajudar.
Que tipo de tarefas você irá gerenciar?
Antes de definir a sua ferramenta de gestão de tarefas é necessário identificar o tipo de atividade a ser gerenciada.
Isso envolve definir a criticidade, o tipo de informação utilizada, os resultados esperados e como se desdobram as etapas dessa tarefa.
As tarefas podem ser parte da rotina da organização de diversas formas, às vezes como parte de um projeto ou de um processo, e às vezes como simples ações do dia a dia.
Para cada um desses casos existem necessidades de gestão específicas. Vejamos um pouco de cada uma delas.
Atividades avulsas de rotina:
Gerenciar atividades isoladas através de uma ferramenta pode ser uma busca pessoal de organização e controle de prazos. Muitas pessoas usam checklists para isso, especialmente para não se esquecerem de nenhuma atividade.
Gestores que querem visualizar o andamento de uma entrega específica também podem se beneficiar de soluções gratuitas como checklists e kanbans. A gestão desse tipo de tarefa é bastante simples.
Projetos:
A gestão de projetos possui um pouco mais de complexidade, mas, diferente dos processos – que veremos a seguir – são um conglomerado de ações necessárias para cumprir um objetivo específico, com prazo e recursos limitados. Ou seja, não duram a vida toda.
Nesse cenário, o líder do projeto possui diversas necessidades relacionadas à comunicação, organização, responsabilização, controle de prazos e monitoramento do status.
Geralmente, projetos envolvem atividades de campos técnicos ou criativos, envolvendo mais informações da base de conhecimento do próprio projeto.
Há diversos sistemas focados nesse tipo de necessidade. Softwares como Monday, Asana e até Trello são ótimos exemplos.
Processos
Processos possuem certa complexidade, geralmente são mais operacionais, envolvem áreas, pessoas, informações sensíveis e uma grande necessidade de controle.
A questão é que a maioria das tarefas importantes de uma empresa são, na verdade, etapas de processos. Mas se você focar só na tarefa pode acabar negligenciando o restante do fluxo.
Então, é preciso que a gestão defina se deseja ter um controle mais completo e se o tipo de atividade (ou prejuízo causado pela sua má execução) justifica o gerenciamento do fluxo inteiro.
Geralmente encontramos essas características quando as tarefas se relacionam e interdependem uma da outra, com pouca tolerância a erros ou atrasos.
Nesses casos, times e empresas que necessitam de mais flexibilidade podem se beneficiar de sistemas BPMS (Business Process Management) como o Holmes, do qual falaremos mais ao final do texto.
Times ou departamentos enxutos podem encontrar outras opções mais simples, como o próprio Trello, que já citamos. Geralmente a diferença dessas opções é que oferecem menos flexibilidade, dificultando uma evolução que é natural dos processos.
Como o Holmes ajuda a sua empresa a gerenciar as tarefas de Back Office?
O Holmes automatiza os fluxos de trabalho e realiza a orquestração das tarefas para garantir que os processos sejam concluídos com previsibilidade.
Se trata de um sistema BPMS, ou seja, para gerenciamento de processos, não de tarefas. No entanto, é possível que certas atividades sejam melhor gerenciadas no Holmes do que em outros tipos de sistemas.
Departamentos de Back Office que o digam! O software é amplamente utilizado em áreas relacionadas ao RH, financeiro, compras, jurídico, marketing, cadastro, operações e afins.
É um sistema para quem precisa de mais controle e automação. Com ele você não precisa que a equipe aprenda o passo a passo do fluxo, tudo vai acontecendo de forma automatizada. Sua galera só tem que abrir a tarefa e fazer o que está sendo pedido, seja entregar um documento, fazer uma aprovação, verificar uma informação ou realizar uma solicitação.
É o software ideal para criar fluxos que passam de uma área para outra e que envolvem vários responsáveis diferentes. Com o Holmes você poderá:
- Definir/acompanhar prazos;
- Monitorar status das tarefas;
- Automatizar regras de negócios;
- Gerenciar documentos;
- Limitar o acesso à informação;
- Definir responsáveis;
- Conduzir fluxos paralelamente;
- Acompanhar as tarefas de forma organizada;
- Extrair relatórios sobre as tarefas.
Conheça o Holmes em uma demonstração!
O Holmes é um sistema completo, embora seja bastante enxuto e simples de usar no dia a dia. Possui integração com diversas soluções, assinatura eletrônica, tecnologia OCR, template de documentos e muito mais.
É pensado para absorver a evolução dos seus fluxos, por isso a flexibilidade é uma das nossas premissas. No entanto, é melhor aproveitado por empresas e departamentos que tenham um volume de tarefas mais robusto.
Se você estava buscando uma ferramenta de gestão de tarefas mas acaba de perceber que, na verdade, o que você precisa é um sistema de processos, que tal saber mais sobre como o Holmes pode ajudar a sua organização?
Você pode clicar aqui e agendar uma demonstração com um especialista, ou pode navegar mais um pouco pelo nosso site para entender melhor sobre a nossa solução. Seja qual for a sua decisão, espero ter te ajudado a entender melhor as opções de ferramenta de gestão de tarefas disponíveis no mercado.