por Suelen Hofrimann em 30/12/2022
Sistemas de gestão de dados são essenciais para o sucesso dos negócios, e empresários de todo o mundo reconhecem isso. É o que mostra uma pesquisa da Deloitte, realizada em 2021, em que 95% dos participantes pretendiam investir em tecnologias do tipo.
Os sistemas ERP são, de fato, muito importantes para uma estratégia de TI bem consolidada, mas, diferente das expectativas de alguns contratantes, eles não podem resolver tudo sozinhos.
Neste artigo vou mostrar como é possível combinar essa tecnologia com outro recurso que a tornará ainda mais poderosa do que já é.
Mas antes… vamos entender melhor alguns conceitos.
O que é ERP e para que serve?
Enterprise Resource Planning, o famoso ERP, é um sistema de gerenciamento de negócios que ajuda no planejamento integrado de recursos, como o próprio nome diz.
Na prática, o ERP serve para automatizar a gestão empresarial, desde as operações mais comuns até as mais estratégicas, reduzindo custos, aumentando a produtividade e o poder gerencial dos líderes.
É responsável por integrar diferentes áreas e, principalmente, centralizar dados na mesma base, o que facilita o fluxo de informações entre departamentos para orientar decisões de negócios.
Ou seja, com um sistema ERP as empresas distribuem informação gerencial em tempo real para quem precisa consumir esse tipo de conteúdo na tomada de decisão.
Pode ser composto por um ou vários softwares, com um conjunto de aplicativos integrados que possibilita coletar, armazenar, gerenciar e interpretar dados de diferentes processos de uma empresa.
Vantagens do sistema ERP
O ERP ajuda as organizações a se livrarem de sistemas, bases e processos desconexos, reduzindo erros, atrasos e duplicação de dados. Também permite a geração de relatórios sincronizados sobre as principais métricas de negócios, fornecendo as informações no momento e na forma em que são necessárias.
As vantagens apresentadas pelo ERP são:
- Acesso preciso e oportuno a informações confiáveis;
- Automatização de processos da empresa;
- Maior integração entre as equipes
- Facilidade no compartilhamento de dados;
- Eliminação de operações e dados desnecessários;
- Maior agilidade nos trabalhos;
- Redução de custos.
Desvantagens do sistema ERP
Essencialmente as soluções ERP são ferramentas modulares, ou seja, a maioria opera por departamentos, embora também existam opções orientadas por processos. Isso gera efeitos colaterais, já que muitos fluxos atravessam áreas distintas das organizações.
Assim, podemos considerar que as desvantagens do ERP são mais relacionadas aos desafios de TI, tais como:
- Implantações caras e demoradas;
- Falta de autonomia (a empresa muitas vezes depende de uma consultoria ou do fabricante);
- Necessidade de contratação e integração entre vários módulos (o que pode encarecer a solução)
- Alto custo na customização (quando necessária);
- Alta complexidade de implantação ou até mesmo no uso do sistema;
- Pouca flexibilidade.
Essas desvantagens podem dificultar o uso pleno das soluções, causando uma sensação de limitação, onde determinados processos ficam “descobertos”.
Por isso, muitas empresas têm ótimos sistemas ERP, mas, mesmo assim, passam um tempo diário redigitando informações entre sistemas por não conseguirem evitar as brechas nos fluxos de trabalho.
Por que isso acontece?
Se você usa um sistema ERP sabe que ele é brilhante na execução de atividades relacionadas a finanças, cadeia de suprimentos, manufatura, estoque, contabilidade, RH, planejamento, etc.
Essas operações geram diversas informações, que nem sempre são fáceis de gerenciar. Também podem gerar outros processos operacionais difíceis de controlar através do ERP.
Por exemplo, você pode criar um fluxo de caixa dentro de um módulo de ERP de gestão financeira, mas pode ter dificuldade em criar fluxos de aprovação e desaprovação de pagamentos. Na verdade, é tão complexo fazer isso que dificilmente alguém faz, na maioria das empresas o que acontece é uma espécie de “improviso” realizado através de e-mail ou planilha.
De um jeito ou de outro, quando existe um alto volume de demandas desse tipo é necessário complementar o ERP com recursos que o ajudem a atendê-las. O ERP deve estar focado nas demandas gerenciais, não processuais.
Por isso, a TI deve usar diversos recursos para construir o melhor pacote de soluções possível para cada cenário. Um recurso que ajuda a sanar as deficiências processuais do ERP é o BPMS.
Um BPMS + um sistema ERP= Poder
Se você quer turbinar seu pacote de soluções, um ERP + um BPMS é uma das melhores combinações para automatizar processos dentro da empresa.
Levando em consideração o exemplo anterior, um sistema BPMS integrado a um ERP pode assumir a gestão das atividades, modelagem dos processos e compartilhamento de informações de diferentes formatos (sejam documentos, notas fiscais, comprovantes, planilhas, imagens, contratos, etc.). Também pode criar um fluxo de aprovação de pagamentos com regras claras.
As vantagens são muitas, algumas delas:
- Implantações mais rápidas;
- Licenças mais baratas;
- Diversas opções no mercado;
- Maior flexibilidade para suportar os fluxos de trabalho entre departamentos;
- Possibilidade de integração;
- Especialidade em processos.
Enfim, como saber se este é o momento ideal para a sua empresa implementar uma solução como essas?
Observe se existem atividades que agrupam diversas ações, etapas, participantes ou documentos que acabam sendo controlados com planilhas e E-mail. Se esse for o caso, pode ser hora de integrar o poder gerencial do ERP às habilidades de coordenação de processos do BPMS.
Essa é a melhor forma de turbinar o seu ERP, sem encarecer a ferramenta. Mas claro que é importante avaliar bem as alternativas para encontrar a melhor combinação de soluções para a sua empresa! Aproveitando, segue uma dica: o Holmes é um sistema BPMS enxuto com recursos low code e no code ideal para quem não quer complicação, mas não abre mão da flexibilidade para atender diversas demandas diferentes. É mais simples que um BPMS padrão e mais poderoso que outros sistemas de fluxo de trabalho baseados em kanbans.
Para conhecer melhor, clique aqui e navegue um pouco mais, ou preencha o formulário para solicitar uma demonstração.