Gestão de tarefas: o segredo dos times produtivos

A gestão de tarefas  eficiente pode revolucionar o dia a dia da sua equipe, e talvez esse tema não esteja sendo abordado pela sua empresa da forma que deveria. 

Isso porque é comum jogar a responsabilidade da produtividade apenas no colo dos colaboradores, quando na verdade existem vários fatores que podem influenciar essa questão e que também são responsabilidade da organização. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Reclaim.ai, que entrevistou cerca de 2000 profissionais de diferentes níveis, apenas 12% dos participantes são plenamente produtivos por seis horas ou mais de trabalho.

Os grandes vilões da produtividade são as diversas distrações e interrupções do dia a dia, inclusive inúmeras reuniões, conversas em aplicativos de mensagens e horas gastas em trabalho improdutivo.

A pesquisa também revela que, numa escala de zero a dez, gestores deram a nota 5,3 para sua capacidade de ajudar as equipes a vencerem essas questões. Ou seja, pouca confiança para lidar com problemas tão importantes e atuais.

O que podemos então fazer para melhorar esse cenário nas empresas? A gestão de tarefas é uma das iniciativas mais importantes, pois ajuda de forma prática a incluir o tema na cultura organizacional.

Por isso, veremos mais sobre esse assunto neste artigo. Entenda quais iniciativas podem ajudar o seu time a trabalhar com mais foco e produtividade.

O que é gestão de tarefas?

O gerenciamento de tarefas é o ato de planejar, organizar e monitorar as atividades que devem ser executadas para atingir as metas da empresa ou do projeto. Isso inclui priorizar, definir prazos, alocar recursos e monitorar o andamento das tarefas. 

Gerenciar as atividades do time é necessário para evitar atrasos, desorganização, erros e falta de foco. Itens comuns em ambientes de trabalho caóticos.

Assim, a gestão de tarefas agrega vários benefícios para a empresa: 

•  Produtividade: garante que as pessoas executem as ações mais importantes primeiro para concluí-las com agilidade e eficiência. Isso com certeza ajuda na produtividade.

•  Redução do estresse: quando as tarefas são bem planejadas e organizadas, as pessoas sentem menos pressão para concluí-las. Isso pode contribuir para um ambiente de trabalho mais saudável e descontraído. 

•  Satisfação no trabalho: Cumprir tarefas e alcançar metas pode ser uma fonte de satisfação e realização pessoal. A correta gestão de tarefas ajuda as pessoas a terem a oportunidade de experimentar uma sensação de dever cumprido e sucesso. 

•  Melhor comunicação: todos os membros da equipe se conscientizam sobre as tarefas que devem concluir e seus prazos. Isso pode levar a uma comunicação mais clara e eficaz entre os membros da equipe. 

•  Flexibilidade: o gerenciamento de tarefas pode ajudar a identificar tarefas que podem ser executadas com mais flexibilidade, como home office ou trabalho em horários diferentes. Isso pode gerar satisfação e qualidade de vida, aumentando a retenção de talentos. 

Identificando o contexto

Agora que você já entendeu melhor o que é gestão de tarefas, você deve estar pensando sobre como melhorar esse aspecto no time. Mas antes de qualquer coisa, você precisa identificar o contexto em que você está atuando.

As tarefas podem estar relacionadas a um projeto, a um processo ou ainda à rotina da empresa ou departamento. Para cada caso existem ferramentas, técnicas e práticas recomendadas.

Agora, você sabe qual a diferença entre cada um deles? Aqui vai:

• Como vimos, as tarefas são ações isoladas. 

• Projetos são iniciativas temporárias para criação de um produto ou serviço. Geralmente, são um conglomerado de tarefas necessárias para cumprir um objetivo com prazo e orçamento definidos.

• Já os processos são uma sequência de atividades que se relacionam e dependem uma da outra. Podem ser parte fixa da rotina da empresa. Nesse contexto, as tarefas são etapas desses processos. 

Com isso em mente, você deve avaliar suas necessidades para identificar as dificuldades e saber lidar com cada situação. Essa é uma questão essencial na hora de planejar a sua gestão de tarefas. 

Existem também diferentes tipos de tarefas, vamos conhecê-las.

Quais são os tipos de tarefas nas empresas (com exemplos)

Operacionais (processos): são as ações que devem ser executadas diariamente para manter o negócio funcionando, como atendimento a clientes, processamento de pedidos e gerenciamento de estoque. 

Tarefas de projeto: O próprio nome já diz tudo, são tarefas relacionadas a um projeto específico, como o desenvolvimento de um novo produto ou a implementação de uma nova estratégia de marketing. 

Tarefas de gerenciamento: São tarefas que conduzem e direcionam o trabalho em equipe, como planejar, fornecer feedback e resolver problemas. 

Relacionais: São tarefas destinadas a manter e desenvolver relacionamentos humanos importantes, como reuniões com clientes ou parceiros de negócios.

Agora sim, como fazer gestão de tarefas?

Agora que você entendeu o conceito, benefícios e tipos de atividades na gestão de tarefas, você tem condições de identificar e pesquisar mais sobre cada cenário para entender melhor sobre as técnicas e ferramentas indicadas na gestão de processos ou projetos. 

Aqui estão alguns princípios indispensáveis que podem ser aplicados em qualquer situação.

Priorize

Priorizar é essencial para uma boa gestão de tarefas, afinal, o tempo é um recurso escasso e é importante saber onde devemos aplicá-lo primeiro. 

Como você viu, uma das principais dificuldades relacionadas à produtividade são as inúmeras interrupções que acontecem durante o dia a dia. Você mesmo já deve ter se deparado com situações onde você estava fazendo uma atividade e teve que parar para atender um pedido “urgente”. 

É importante que você, como líder, tenha o controle desses casos para evitar a cultura “pastelaria” na equipe, pois essas interferências podem chegar até mesmo de outros departamentos, e é bastante negativo.

Claro que realmente podem aparecer pedidos de última hora que realmente mereçam atenção imediata. Mas o ideal é que todos tenham noção das prioridades e dos prazos para que possam planejar a execução de cada tarefa. 

Recomendo a leitura desse artigo: Matriz de Eisenhower – Conheça a diferença entre urgente e importante, vai te ajudar a lidar melhor com as prioridades.

Use a tecnologia a seu favor

Existem muitas ferramentas para gestão de tarefas ótimas no mercado, até soluções gratuitas. Mas tudo depende da necessidade. Para projetos, tarefas isoladas ou até rotinas operacionais de pequena complexidade ou pequenos times, sistemas como trello já ajudam muito.

O trello nada mais é que uma ferramenta kanban, como várias outras no mercado. Nele você pode gerenciar as tarefas através de cartões e colunas. Dá pra ter uma boa visão do andamento do trabalho. 

No entanto, para dar certo, é necessário que todos da equipe se comprometam com o método. Por isso é tão importante compreender as suas necessidades, pois se você tem regras de negócios mais sensíveis, um volume de tarefas maior e quer algo mais automatizado, uma solução mais robusta pode ser melhor.

O Holmes, por exemplo, é um sistema de gerenciamento de processos, ideal para gerenciar tarefas sequenciais, pois ele permite a automatização de fluxos de trabalho.

Basicamente, os colaboradores recebem a tarefa, fazem o que está sendo pedido nelas e pronto. Toda a orquestração (qual a próxima etapa, quem vai fazer o que) fica por conta da ferramenta, de acordo com o que foi configurado.

Diferente do trello, não é grátis. Mas para times maiores, que estão em constante evolução e não querem adaptar seus processos para “caber na ferramenta”, é um tipo de software ideal.

Mas é como eu disse, tudo depende do que você pretende. Na prática, se a gestão for bem feita, até um checklist pode funcionar.

Estabeleça os prazos e metas com coerência

Os prazos e metas são importantes para estabelecer um limite e uma expectativa com sua equipe. Mas é importante definir com coerência para que todos tenham tempo de fazer com qualidade suas atividades.

Para isso, converse com os responsáveis pelas tarefas e avalie quanto tempo é ideal para cada uma delas. Metas também ajudam a estimular o foco no resultado, você pode usá-las a seu favor para dizer quantas atividades espera que sejam concluídas em determinado período de tempo.

Busque criar um diálogo onde todos compreendam a importância dessas definições.

Acompanhe a execução

Nessa etapa é necessário cuidado e sensibilidade para não se tornar um líder centralizador. Mas ao mesmo tempo, é essencial que você possa monitorar os resultados para identificar pontos de melhoria.

Assim, é possível agir em caso de gargalos, atrasos e dificuldades de execução, antes mesmo que se torne uma “bola de neve”.

Nesse caso, a tecnologia poderá te ajudar a rastrear as informações necessárias através de painéis e relatórios. Inclusive, com isso, você pode acompanhar o trabalho de pessoas que atuam em home office, garantindo uma boa gestão até mesmo à distância.

Através de um bom acompanhamento, é possível reunir dados para identificar o desempenho de cada colaborador. Assim, é possível recompensar os mais produtivos, e ajudar aqueles que estão abaixo do esperado.

Gostou das nossas dicas? Que tal conhecer o poder do Holmes para te ajudar na sua gestão de tarefas?

Aproveitando que acabamos de falar de relatórios, no Holmes você acompanha diversas informações sobre suas tarefas através de um dashboard próprio, além de poder construir seus próprios painéis.

É um sistema ótimo se você quer gerenciar tarefas dentro de processos em departamentos como compras, marketing, contabilidade, financeiro, RH, jurídico e outros.

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