Fluxo de processos: comece um fluxograma do zero com as melhores dicas

A criação de um fluxo de processos é fundamental para qualquer empresa que busca uma visão ampla e precisa de todas as suas atividades. Afinal, ele é capaz de dar maior fluidez e previsibilidade às operações.

Dessa forma, cada ente envolvido nos processos conseguem saber quais tarefas devem cumprir, os resultados que se esperam delas e como se relacionam com o todo. Além disso, também são capazes de visualizar os pontos que podem exigir melhorias e quais as medidas a se adotarem em possíveis situações críticas. O que torna essencial, o uso de uma ferramenta BPMS para a gestão das atividades.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que irá explicar, passo a passo, como realizar um fluxo de processos a partir do zero .Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é um fluxo de processos?

Um fluxo de processos é uma ferramenta que ajuda a capturar, documentar e comunicar o funcionamento de um processo de forma clara e sistemática. Por isso, em um fluxo de processos, utiliza-se símbolos e setas para representar as diferentes etapas do processo, as decisões a serem tomadas e a sequência das atividades envolvidas. Cada etapa é representada por um retângulo ou algum outro formato geométrico, contendo uma descrição breve da atividade realizada.

Fluxo de processos e fluxograma não são a mesma coisa

O fluxo de processos é útil em diversos contextos, tais como gestão de projetos, melhoria contínua de processos, identificação de gargalos e padronização de atividades. Afinal, ele permite visualizar de forma clara a sequência das etapas, identificar potenciais problemas, facilitar a comunicação entre os membros de uma equipe e auxiliar na identificação de melhorias e otimizações.

Contudo, ele se relaciona diretamente ao fluxograma, mas possuem conceitos um pouco diferentes. Isso porque, enquanto o fluxo de processos é uma representação visual do fluxo de trabalho de um processo específico, por outro lado, um fluxograma é uma forma característica de representação gráfica utilizada para ilustrar o fluxo de um processo.

Ou seja, ele é uma representação visual simplificada que utiliza símbolos e linhas para mostrar a sequência das etapas em um processo.

Em resumo, os fluxogramas são mais focados em mostrar a sequência de atividades e as decisões tomadas em um processo. Porém, eles também podem incluir outras informações relevantes, como entradas e saídas. Os símbolos utilizados no fluxograma podem variar, Ambos são úteis para entender, analisar e comunicar processos de trabalho.

Principais características de um fluxo de processos

Um fluxo de processos eficiente deve possuir características específicas para garantir sua eficácia na representação e compreensão do processo em questão. A seguir, estão algumas das principais características que um fluxo de processos eficiente deve possuir.

1. Clareza

Primeiramente, um fluxo de processos eficiente deve ser claro e de fácil compreensão para todos os envolvidos. Isso inclui o uso de símbolos padronizados e uma linguagem simples e concisa. A clareza permite que os participantes entendam facilmente as etapas e atividades do processo.

2. Simplicidade no fluxo de processos

Um fluxo de processos eficiente deve ser simples, sem excesso de detalhes desnecessários. Isso porque esta é a forma de evitar confusão e facilitar a identificação de possíveis melhorias. Sendo assim, o foco deve ser nas etapas mais importantes e nos principais pontos de decisão.

3. Sequencialidade

As etapas do processo devem se dispor em uma sequência lógica e cronológica e refletir a ordem em que as atividades devem acontecer. Dessa maneira, há uma melhor compreensão das dependências entre as etapas e a visualização simples da lógica do processo.

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4. Representação de decisões

Um fluxo de processos eficiente deve representar claramente as decisões que devem ser tomadas ao longo do processo. Isso é geralmente feito usando diamantes ou rombos no fluxograma.

A representação de decisões permite que os participantes entendam os diferentes caminhos possíveis e as condições para cada decisão.

5. Inclusão de informações relevantes

Informações importantes podem ser adicionadas ao fluxo de processos para fornecer mais contexto e orientação aos participantes. Por exemplo, os responsáveis por cada etapa, prazos e recursos necessários.

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6. Atualização regular do fluxo de processos

Por fim, o fluxo de processos deve ter revisão e atualização conforme necessário. Afinal, as alterações no processo precisam se refletir no fluxograma, para garantir que ele esteja sempre alinhado com a realidade atual.

Passo a passo para criar do zero um fluxograma

A seguir, vamos guiá-lo através do processo de criação de um fluxograma do zero, explicando cada etapa. Continue a leitura e veja como é possível criá-lo para acompanhar e monitorar as mais diversas atividades da sua empresa.

1. Defina o objetivo

Primeiramente, antes de começar a criar um fluxograma, é importante ter clareza sobre o que você deseja representar. Por isso, determine o processo ou sistema que você quer mapear e o resultado que você espera obter.

2. Identifique os elementos-chave em fluxo de processos

Em seguida, identifique os elementos principais do processo que você deseja representar no fluxograma. Isso pode incluir atividades, decisões, eventos de início e término, documentos ou entradas/saídas relevantes.

3. Escolha um software ou ferramenta

Existem várias opções de software disponíveis para a criação de fluxogramas. Mas para quem busca algo realmente completo e eficiente, a melhor opção é utilizar a ferramenta BPMS do Holmes. Afinal, com ela, você tem um gerenciamento dos processos de negócio de forma ampla e abrangente.

4. Selecione os símbolos

Os fluxogramas utilizam símbolos diferentes para representar diferentes elementos. Os símbolos básicos incluem:

•    Retângulos ou quadrados para representar atividades/processos;
•    Diamantes para representar decisões;
•    Círculos para representar eventos de início ou término;
•    Setas para representar a sequência ou direção do fluxo;
•    Linhas ou conectores para conectar os diferentes elementos do fluxograma.

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5. Comece a criar o fluxograma

O próximo passo é abrir o software escolhido e começar a criar o fluxograma arrastando e soltando os símbolos conforme necessário. Para isso, inicie com o primeiro evento e construa o fluxo e adicione atividades, decisões e eventos de término conforme apropriado.

6. Conecte os elementos para um melhor fluxo de processos

Use setas ou linhas para conectar os elementos do fluxograma na sequência correta, indicando o fluxo do processo. Certifique-se de seguir uma lógica clara e de fácil compreensão, a fim de evitar que haja gargalo de processo.

7. Adicione informações adicionais

Por último, você pode adicionar informações adicionais ao fluxograma. Por exemplo, as descrições breves de cada atividade, entradas/saídas relevantes, responsáveis por cada etapa, prazos, etc. Isso auxilia na compreensão e comunicação do processo representado.

Após pronto, é importante também revisá-lo cuidadosamente para garantir que esteja correto e claro. Sendo assim, procure por erros, redundâncias ou partes confusas e faça os ajustes necessários antes de criar uma gestão de documentos relacionada a ele.

E claro, uma vez revisado e finalizado, você pode compartilhar o fluxograma com outros colaboradores, clientes ou partes interessadas relevantes. De modo geral, utilize-o como uma ferramenta de comunicação, análise ou treinamento, conforme necessário.

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