Como identificar e evitar gargalos na gestão de construtoras?

Gargalos são impedimentos que limitam a capacidade ou afetam negativamente um processo. Na construção civil esses pontos críticos nos fluxos de trabalho podem gerar transtornos como paralisação de obras, atrasos de demandas, custos inesperados, penalizações e outros problemas.

Um bom gerenciamento de processos é a resposta para manter os fluxos de trabalho em plena capacidade. Por isso, neste artigo, conheceremos alguns tipos de gargalos na gestão de construtoras e como evitá-los, vamos começar aprendendo a identificar um gargalo.

Como identificar gargalos na gestão de construtoras?

Atrasos, filas, retrabalho, falta de matéria-prima ou recursos, insatisfação do cliente, baixa produtividade, perda de qualidade e aumento dos custos são sinais claros de gargalos em processos. Identificar esses pontos críticos é fundamental para manter a capacidade produtiva.

Para identificar gargalos na gestão da sua construtora, existem algumas etapas que você pode seguir:

Analise o fluxo de trabalho: Observe cada etapa, desde a fase de planejamento até a conclusão do projeto. Identifique quais são as fases críticas e onde pode haver possíveis gargalos. Verifique se há redundâncias, atrasos ou falta de comunicação em algum ponto do processo.

Monitore o desempenho: Acompanhe os índices de desempenho dos seus processos. Identifique se há atrasos, retrabalho ou insatisfação do cliente e tente entender a causa raiz desses problemas.

Ouça a equipe: Pratique a escuta ativa com a equipe da sua construtora, desde os funcionários no canteiro de obras até a gerência. Eles podem oferecer informações valiosas sobre possíveis gargalos na gestão da construtora, além de sugerir soluções.

Use ferramentas de análise: Use ferramentas de análise, como o diagrama de Ishikawa (também conhecido como diagrama de espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito), para identificar as possíveis causas dos gargalos. Essas ferramentas ajudam a visualizar os fatores que podem estar contribuindo para os problemas identificados.

Considere contratar um consultor: Se você não tiver certeza sobre como identificar gargalos na gestão da sua construtora, considere contratar um consultor especializado em gestão de processos em construtoras. Eles podem te ajudar a identificar gargalos e encontrar soluções personalizadas para a sua empresa.

5 causas de gargalos na gestão de construtoras e como evitar

Evitar gargalos antes que eles apareçam é a melhor forma de garantir a eficiência operacional no dia a dia da construtora. Para isso, é preciso adotar uma cultura de melhoria contínua para ajustar os processos conforme evoluem. Afinal, as empresas crescem e as condições mudam. As equipes, recursos e fluxos precisam se adaptar para absorver as demandas. 

Nas construtoras, um gargalo pode surgir por diferentes razões, vamos conhecer algumas delas a seguir.

Falta de planejamento: 

Muitas construtoras não planejam adequadamente seus projetos, o que pode levar a atrasos, aumento de custos e problemas de qualidade. Para evitar esse gargalo, é importante criar um plano de projeto detalhado e realista que leve em consideração todas as etapas do processo de construção e assegure que os recursos necessários estejam disponíveis antes de começar a obra.

Problemas de comunicação: 

A falta de comunicação clara e eficaz entre a equipe de construção pode causar atrasos, retrabalho e conflitos. Para evitar esse gargalo, é importante estabelecer canais de comunicação eficazes, como reuniões regulares da equipe, atualizações de status e uso de ferramentas de colaboração online.

Gerenciamento de custos: 

Muitas construtoras lutam para manter seus projetos dentro do orçamento previsto, mas se deparam constantemente com imprevistos que podem levar a custos excessivos e perda de lucratividade. Para evitar esse gargalo, é importante estabelecer um orçamento realista para cada projeto, acompanhar os custos de perto e fazer ajustes conforme necessário.

Problemas de qualidade: 

Os problemas de qualidade, como falhas na construção, podem ser extremamente caros e prejudicar a reputação da construtora. Para evitar esse gargalo, é importante estabelecer padrões claros de qualidade e garantir que todos os funcionários e subcontratados estejam cientes desses padrões. Além disso, é importante fazer verificações regulares durante todo o projeto.

Gestão de prazos: 

Atrasos na conclusão do projeto podem causar problemas financeiros, atrasar a entrada em operação e reduzir a satisfação do cliente. Isso também inclui atrasos em processos burocráticos relacionados à obra. Para evitar esse gargalo, é importante estabelecer um cronograma realista e monitorar o progresso do projeto de perto. Além disso, é importante ter um plano de contingência em caso de atrasos ou interrupções imprevistas.

Mantenha seus fluxos de trabalho do dia a dia sem gargalos

Evitar gargalos é essencial para manter a eficiência da sua operação. No dia a dia, as demandas relacionadas à gestão da construtora podem ser controladas através de ferramentas de automação de processos para escritórios de construção civil.

Manter o seu back office a pleno vapor ajudará a evitar transtornos e inconsistências com colaboradores, fornecedores, órgãos públicos e prestadores de serviço. Assim, seu time tem mais tempo para analisar processos críticos relacionados às obras, ao invés de se desgastar cuidando de imprevistos.

O Holmes é o sistema ideal para fazer a conexão entre canteiros e escritórios durante processos rotineiros, para controlar demandas com transferência de informações, documentos, aprovações e outros. Automatize seus processos para evitar gargalos na gestão da construtora.

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