por Equipe Holmes em 21/06/2023
A não-conformidade das mais diferentes atividades empresariais é um dos maiores desafios no ambiente corporativo. Afinal, ela se relaciona diretamente à satisfação do cliente, que por sua vez, impacta na produção, lucro e na confiabilidade de uma empresa diante do mercado.
Contudo, muitas organizações costumam não saber como lidar com as situações de não-conformidade, sendo incapazes de identificá-la e corrigir em tempo hábil. Além disso, as atividades rotineiras podem ainda não ter adequação a uma eficiente gestão de processos de negócios, o que dificulta ainda mais este tipo de situação.
Mas não se preocupe! Pensando em orientá-lo de forma eficaz, preparamos este artigo exclusivo que vai abordar todas as características da não-conformidade, a importância de evitá-la ou mitigar rapidamente o fato, além de dicas de como lidar com a questão. Confira conosco e boa leitura!
O que é não-conformidade?
A melhor forma de explicar o que é a não-conformidade é pensar nas atividades de uma empresa a partir da obrigatoriedade de atender uma necessidade ou expectativa. Ou seja, isso se aplica tanto na entrega do produto final quanto na operacionalização de todos os setores internos e comunicação com parceiros e gestão de fornecedores.
Em resumo, o sucesso da empresa irá depender de como ela atende a requisitos de qualidade, clientes, gestão, produtos, normas legais, normativos, satisfação de colaboradores, entre outros.
A partir disso, define-se a não-conformidade como a incapacidade da empresa em estar de acordo com as práticas exigidas para que haja excelência em todas as etapas. Ou seja, a não-conformidade abrange desde o cumprimento de prazos, uso correto de recursos e equipamentos, execução em tempo hábil e de modo padronizado das atividades, etc.
Logo, a não-conformidade é uma falha de uma característica para atender a um requisito.
Importância de tratar uma não-conformidade
O tratamento de qualquer NC está relacionado diretamente em identificar a causa raiz de um problema e à capacidade de seguir um fluxo padrão que trate a ocorrência de modo definitivo. Dessa forma, é possível que a empresa tenha um processo contínuo de melhoria, evitando gastos e gerando maior excelência nos processos e atividades.
Saiba mais | Soluções Holmes para o setor de Compras
Principais tipos de não-conformidades
A não-conformidade no ambiente empresarial pode aparecer de diversos modos, formas ou graus de complexidade. Entretanto, é possível relacionar as principais modalidades a partir das seguintes características:
Causa | Diz respeito à origem da NC, ou seja, se ela surgiu a partir de um fator externo à empresa ou se relaciona a questões internas, como imperícia de colaboradores ou qualidade de produtos entregues pelos fornecedores;
Identificação | Indica a forma como ela foi detectada, se por informação de funcionários ou através da reclamação de consumidores finais;
Intensidade | É uma escala que avalia a criticidade da não-conformidade e determina se a ocorrência é uma falha pontual ou um problema grave e recorrente;
Real ou potencial | Determina se a NC já aconteceu e precisa ser solucionada ou se há indícios de que ela virá a acontecer a partir de práticas que estão em vigor. Por exemplo, se não houver manutenção preventiva de equipamentos ou cumprimento regular de prazos;
Requisito | Por último, é o tipo de não-conformidade que é classificada a partir de um requisito que não foi atendido, seja um produto, cliente, exigência do compliance ou uma norma de certificação.
Como tratar as não-conformidades
Quando uma não-conformidade aparece, é importante que as tratativas aconteçam no menor tempo possível e que sejam as mais efetivas. Para isso, o ideal é que após a identificação, a empresa possua normas que determinem o responsável pela ação, o tipo de ação que deve ser feita e o prazo para a solução.
Além disso, para que haja um histórico sobre a NC, é preciso que se crie um relatório que aponte a origem, casos de reincidência, requisitos que foram descumpridos, abrangência e descrição do problema. Dessa forma, é possível que a empresa determine a melhor forma de mitigar futuras não-conformidades similares ou mesmo impedir que elas aconteçam.
Segundo as diretrizes da norma ISO 9001:2015, um workflow para tratamento destas questões pode contribuir para que haja maior eficiência na solução do problema.
Saiba mais | Soluções Holmes para o departamento financeiro
Afinal, qual a melhor forma de tratar as não-conformidades de uma empresa?
Tratar uma não-conformidade exige um acompanhamento contínuo dos processos, que pode ser realizado de modo muito mais eficiente quando a empresa utiliza sistemas de gestão, como por exemplo, o BPMS.
Por isso, a principal recomendação para reduzir falhas e não-conformidades é a automação de processos gerenciais. Isso porque esta é uma forma comprovadamente eficaz de centralizar as atividades e dados de execução das diferentes tarefas da organização.
E quanto mais organizado e fluido forem os processos de uma empresa, maior será a otimização das entregas e resultados, concorda? Contudo, manter um fluxo contínuo e padronizado exige o uso da tecnologia para dispensar os colaboradores de atividades manuais propensas a falhas. Dessa forma, eles podem manter o foco no que realmente importa para a empresa.
Solucione as não-conformidades da sua empresa com o Holmes!
Agora que você compreendeu a importância de detectar e resolver rapidamente as questões que envolvem a não-conformidade em uma empresa, você precisa conhecer o Holmes. Com ele, você tem acesso a uma ferramenta que irá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, dar rastreabilidade para suas atividades e auxiliar na detecção imediata de situações de NC.
Tudo isso, sem exigir conhecimentos avançados sobre programação e com uma plataforma de BPM que se adequa à real necessidade do seu negócio. Para saber mais, basta preencher o formulário de contato e um de nossos especialistas irá contatar você..
Agende gratuitamente uma demonstração e para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog Holmes.