Redesenho de processos: um tutorial completo de como fazê-lo em sua organização

O redesenho de processos é uma ferramenta essencial para empresas que buscam maior precisão e eficiência na execução de tarefas. Afinal, o fluxo das atividades operacionais precisam de acompanhamento contínuo e, geralmente, a otimização das atividades se mostram necessárias.

Daí, entende-se a importância das empresas terem uma ferramenta BPMS que desenhe formalmente a maneira como os processos devem acontecer. A partir disso, torna-se possível avaliar a eficácia de determinadas atividades, assim como entender a melhoria contínua dos processos que se mostram realmente eficientes.

Por isso, o Holmes preparou esse artigo exclusivo que vai te explicar quando realizar o redesenho de processos, qual a melhor maneira de aplicá-lo e um passo a passo de como fazê-lo. Acompanhe conosco e boa leitura!

Afinal, o que é o redesenho de processos de negócios?

O redesenho de processos de negócios é uma abordagem estratégica para melhorar a eficiência e eficácia das operações de uma organização. Para isso, ele envolve a análise e redesenho de processos existentes com o objetivo de alcançar resultados significativos em termos de desempenho, qualidade, produtividade e satisfação dos clientes.

O redesenho de processos de negócio busca promover mudanças profundas e radicais nas atividades, nas responsabilidades e nas informações que atravessam as fronteiras funcionais tradicionais. Dessa forma, ele enfatiza o repensamento dos processos para eliminar atividades desnecessárias, eliminar burocracias, eliminar gargalos e simplificar as etapas necessárias para realizar uma atividade. Além disso, ele pode envolver a adoção de tecnologias inovadoras que automatizem e otimizem a gestão de processo de negócios.

Situações onde o redesenho de processos se faz necessário

Após entender o que é o redesenho de processos, elencamos a seguir alguns dos principais casos onde ele precisa ser realizado. Continue a leitura!

Quando a otimização apresenta gaps, falhas ou ineficiência

O maior problema de uma gestão que opta pela zona de conforto, mesmo quando os resultados parecem satisfatórios, é que o mercado é dinâmico e exige constante evolução. Por isso, manter as atividades otimizadas é uma tarefa contínua e que deve ter acompanhamento frequente. Ou seja, o redesenho de processos deve acontecer sempre que as expectativas se mantiverem em um patamar regular ou não conseguirem ser superadas.

Lembre-se: um bom resultado que não consegue extrair maior eficiência e eficácia dos processos tende a, em pouco tempo, apresentar falhas ou reduzir seus números. E para que isso não aconteça, é preciso que a empresa aperfeiçoe e altere possíveis estratégias antes que elas se mostrem ineficazes.

Problemas na qualidade pode exigir um redesenho de processos

O segundo motivo que pode levar uma empresa a pensar no redesenho de processos se relaciona com o não cumprimento da expectativa dos clientes. Em outras palavras, quando há reclamações sobre a qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Em seguida, é importante avaliar qual etapa do processo pode estar comprometendo o produto final e buscar soluções para resolver a questão, de modo ágil e objetivo.

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Quando o retrabalho se torna rotina

Outra situação em que o redesenho de processos se mostra necessário é quando determinada tarefa precisa ser refeita e gera várias execuções até o produto final. Isso porque o retrabalho gera custos, além de impactar na expectativa final do cliente e impedir que a equipe foque no que realmente é prioritário.

De modo geral, ao conhecer as dificuldades, fragilidades e oportunidades de melhoria, fica mais simples para a empresa focar nas atividades produtivas e reduzir a fragmentação do trabalho. 

Como analisar os processos a fim de descobrir se eles necessitam de um redesenho?

Entre as principais técnicas para conhecer e analisar minuciosamente os processos da sua empresa, merece destaque a metodologia de análise criada pelo professor e consultor de gestão, Peter Drucker. Para ele, uma empresa precisa responder às 5 questões, antes de pensar em um redesenho de processos:

• Qual é a nossa missão (a razão pela qual a empresa existe)?
• Quem é o nosso cliente (o perfil das pessoas que adquirem seus produtos ou serviços)?
• O que este cliente valoriza (o motivo pelo qual ele escolhe você e não o concorrente)?
• Quais são os nossos resultados (baseie-se em números e dados concretos)?
• Qual é o nosso plano de ação (o que fazer para ter um processo eficiente e produtivo)?

Com essas respostas em mãos, você entenderá se sua organização precisa de um redesenho de processos. A seguir, vamos conferir, na prática, como fazê-lo.

Principais ferramentas para o redesenho de processos

Quem optar por redesenhar os processos de uma empresa, pode se favorecer pelo uso de diversas ferramentas disponíveis para a gestão de negócios. Conheça as principais entre elas.

Fluxograma

É a representação gráfica de um processo em que se usa símbolos padronizados e setas para indicar o fluxo contínuo das tarefas de um processo. 

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Diagrama de processos

Por sua vez, o diagrama de processos é uma evolução do fluxograma e acrescenta no redesenho de processos outras informações. Por exemplo, os responsáveis pelas tarefas, as tomadas de decisão, eventos iniciais e finais, dentre outros.

Para que tenha maior eficiência no uso, o ideal aqui é adotar a notação BPMN, que é o padrão mais utilizado no mundo para modelagem de negócios e torna o diagrama de processos muito mais eficaz e com maior usabilidade.

Checklist e Matriz GUT

Por fim, merecem citações o check-list e a Matriz GUT como ferramentas de redesenho de processos. Com o primeiro é possível entender o que foi concluído e o que ainda aguarda para ser feito. Já a Matriz GUT ajuda a definir quais são as tarefas prioritárias de um processo e saber as que devem ser realizadas primeiro.

Dicas para redesenhar um processo organizacional

Ainda que cada empresa possa ter características únicas ao pensar no redesenho de processos, organizamos os principais pontos que devem fazer parte dele.

1 | Defina cada uma das tarefas do processo e as organize de modo a compreender a urgência, gravidade e tendência de cada uma delas;

2 | Colete documentos e ferramentas usadas no processo atual. Dessa forma, você conseguir a avaliar melhor as falhas e atribuir maior eficiência ao novo modelo proposto;

3 | Converse com os envolvidos no processo e colha opiniões e feedbacks. De modo geral, quem cuida de uma tarefa costuma saber apontar o que pode melhorar nela;

4 | Elenque quais são e como solucionar gargalos, atrasos, desperdícios, erros recorrentes e o ponto de contato com o cliente final;

5 | Realize um brainstorming com a equipe responsável pela execução e não se esqueça de verificar a viabilidade do redesenho de processos.

Seu redesenho de processos é muito mais eficiente com o Holmes!

Após entender melhor tudo que envolve o redesenho de processos, nós te convidamos a conhecer o software BPM do Holmes. Com ele, você será capaz de organizar informações sobre a gestão de processo de negócios da sua empresa.

Dessa forma, terá maior assertividade quando for necessário redesenhar os processos. Isso porque, com nossa ferramenta você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, criar rastreabilidade para suas atividades além de assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

Além disso, a plataforma de BPM do Holmes não exige nenhum tipo de conhecimento sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente, o gerenciamento de tarefas, pessoas, documentos e ações.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Se preferir, acesse nosso formulário e nossa equipe irá contatar a sua empresa.

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