por Equipe Holmes em 22/06/2023
Key user, ou usuário-chave, se tornou um termo amplamente difundido nos mais diferentes segmentos empresariais de todos os portes. Afinal, eles podem ser uma forma incrível de criar uma cultura sólida e padronizada em qualquer organização.
De modo geral, é possível aplicar o conceito de key user de maneira a atribuir responsabilidades a um colaborador, dando-lhe também autonomia nas decisões e realização de tarefas. E, obviamente, isso irá impactar positivamente toda a gestão de processos de negócios, permitindo inclusive a otimização do trabalho e elevando o nível de conhecimento das equipes.
Por isso, preparamos este artigo exclusivo para explicar detalhadamente o que é key user e como você deve utilizá-lo em sua empresa. Confira conosco e boa leitura!
Entendendo o que é key user
A tradução literal de key user é usuário-chave, e, como o nome indica, ele se refere aos colaboradores de uma empresa que foram definidos pelos gestores como especialistas da área ou de um projeto. Ou seja, o key user é a pessoa para quem as demais irão se reportar para tirar dúvidas, evitar ruídos no processo e compreender as diretrizes de ação.
Diferente de um líder ou chefe, onde há uma situação de hierarquia que permite a decisão final sobre uma situação, o key user pode ser escolhido independente de sua função. Afinal, é necessário apenas que ele tenha expertise para inspirar, comunicar e ser referência sobre a atividade que está sendo realizada ou está em desenvolvimento.
Saiba mais | Soluções Holmes para o setor de Compras
Principais competências exigidas de um usuário-chave
Ser um key user está ao alcance dos profissionais que se destacam sobre diferentes cenários, mas que apresentam competências definidas a respeito dos seguintes assuntos que listamos abaixo. Continue a leitura.
1 | Capacitação e aprendizado contínuo
A primeira competência que um key user precisa ter se relaciona à uma hard skill muito valorizada em qualquer empresa. No caso, trata-se de alguém que se mantém atualizado sobre suas atividades, que realiza cursos e treinamentos constantes e têm frequência em buscar conhecimento profissional.
2 | Bom relacionamento com outros colaboradores
Já que uma das principais atribuições dos key users está em compartilhar o conhecimento, é necessário que ele tenha um ótimo relacionamento com outros colaboradores, concorda? Afinal, esse é um fator essencial para incentivar novas ideias e inspirar para que todos criem um objetivo em comum, que permita o sucesso de um projeto ou trabalho.
3 | Apoio estratégico de um key user
Um usuário-chave é a ponte entre as atividades operacionais e todo o planejamento que envolve cada um dos processos. Por isso, ele deve ser capaz de participar de decisões que envolvem a implementação da tarefa ou projeto pretendido pela empresa.
4 | Conhecimento amplo sobre rotinas e processos da empresa
Todo key user deve entender o funcionamento da empresa de modo amplo. Ou seja, ele precisa ter uma visão analítica sobre quais tarefas são específicas de um setor e quando é necessário que haja integração de equipes diferentes.
Para isso, seu conhecimento precisa ser profundo sobre o tema que ele representará como usuário-chave. Ao mesmo tempo, o key user precisa observar como suas responsabilidades se relacionam com outras áreas da empresa.
Saiba mais | Soluções Holmes para o departamento financeiro
5 | Disponibilidade, motivação e responsabilidade
Por último, espera-se de qualquer key user que haja entre suas principais soft skills, aquelas que costumam determinar o sucesso de qualquer profissional.
Primeiro, a disponibilidade para que ele possa atender as solicitações de outros colaboradores e realizar suas tarefas. Segundo, o engajamento que faça com que a função seja vista como benéfica e que permita que outros estejam estimulados positivamente. Por último, os usuários chaves devem ser capazes de trazer a responsabilidade para si, e responderem pelas metas, objetivos e todo o resultado que será gerado com o projeto.
Relação entre o key user e as ferramentas de BPMS
Até aqui você já compreendeu as características e a importância de definir um key user em vários processos dentro da sua empresa. Contudo, a melhor forma de aplicar o conceito na prática é avaliá-lo a partir da sua relação com uma ferramenta de BPMS.
Em resumo, as empresas que possuem um software de gestão de processos de negócios conseguem identificar mais facilmente a criticidade de algumas atividades e ter maior embasamento para escolher o melhor key user em cada atividade. A seguir, explicamos o motivo disso acontecer.
- Ao oferecer relatórios sobre as mais diversas tarefas, um sistema BPMS permite uma avaliação minuciosa sobre pontos fortes e fracos de uma empresa. E isso é decisivo para descobrir qual expertise o key user precisa obrigatoriamente possuir.
- Dependendo do porte da empresa, torna-se impraticável um usuário-chave entender a integração de todos os setores. Logo, empresas que contam com automação de processos facilitam o acesso a informações que possam ajudar na atuação do key user;
- Por fim, os recursos presentes em uma ferramenta de gestão dará aos usuários-chave a oportunidade de apresentar resultados e acompanhar índices com maior agilidade e eficácia.
Use o conceito do key user com a ferramenta de BPMS do Holmes!
Gostou do conteúdo e não sabe como contratar uma ferramenta de BPMS para automatizar os processos da sua empresa? Pois o Holmes tem uma solução onde você terá maior controle e organização nos documentos, tarefas e processos empresariais. Assim, os usuários-chave terão informações mais assertivas para gerar uma gestão corporativa muito mais eficaz.
Com o Holmes, você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, ter rastreabilidade para suas atividades além de assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.
Para conhecer nossas soluções, clique aqui e um de nossos especialistas irá entender sua real necessidade e oferecer um atendimento personalizado. A plataforma de BPM do Holmes não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento.
Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração. Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog Holmes.