O que é BPM e por que sua empresa deve usá-lo imediatamente

Entender o que é BPM, dentro do universo empresarial do Século 21, deixou de ser uma possibilidade de potencializar os negócios e se tornou obrigatório para quem quer permanecer competitivo e relevante no mercado. Afinal, o know how corporativo está cada vez mais dinâmico e com uma estrutura adaptativa.

Ou seja, é necessário horizontalizar os processos de negócios, ao invés de pensar na empresa como vários departamentos responsáveis por setores distintos. Por isso, a melhor forma de responder sobre o que é BPM, é pensar na prática como uma disciplina de gestão, da mesma forma que o lean office e o lean manufacturing.

E por isso, o Holmes trouxe mais um conteúdo exclusivo para explicar em detalhes tudo que envolve o BPM e por que a sua empresa deve aplicá-lo imediatamente para obter os melhores resultados. Confira conosco e boa leitura!

Antes de explicar o que é BPM, que tal recapitularmos sobre processos?

Qualquer empresa, não importa o porte, já foi questionada sobre a forma como lida com seus processos, não é mesmo? Seja para reduzir o tempo de atendimento, para atender demandas internas ou ainda descomplicar o pós-venda ou devolução de um produto.

Contudo, é importante lembrar que não há problema em repensar a forma de gerir seu negócio. A grande dificuldade, neste caso, diz respeito à realização do processo sem impactar negativamente na rotina da empresa.

E quando falamos em processos, é preciso esclarecer que eles envolvem tudo dentro do ambiente corporativo. Ou seja, toda e qualquer rotina, atividade ou comportamento, seja dos colaboradores ou das máquinas e ferramentas de trabalho.

Os processos de negócio existem para agregar valor para os clientes, por isso, é importante que cada etapa seja  executada de modo alinhado e contínuo. Seja para a fabricação de um item, emissão do documento fiscal, venda, pós-venda ou organização das tarefas administrativas, a definição estratégica dos processos é essencial.

Ter processos não significa ter gestão

Mas se definir processos de negócio é simples, aplicá-los, nem sempre, é tão descomplicado. Isso porque, a grosso modo, depende de uma visão macro de toda a empresa. Em outras palavras, é preciso considerar cada uma das etapas e ser capaz de reduzir custos, evitar gaps e otimizar tempo e custo.

Para isso, a menos que a empresa ainda não esteja aberta ou possa pausar as atividades por determinado tempo – situação quase impossível, na maioria das vezes – a gestão deve pensar em soluções que sejam capazes de ser executadas enquanto tudo acontece. E a resposta para o que é BPM tende a resolver esta questão.

Mas afinal, o que é BPM?

BPM é a sigla em inglês para Business Process Management. Sua tradução literal significa Gestão de Processos de Negócio. Na prática, a melhor forma de responder sobre o que é BPM, é pensar nela como uma prática que busca enxergar os processos internos de uma empresa de ponta a ponta, de modo horizontal e otimizado.

Ou seja, ainda que haja vários departamentos em uma empresa, o BPM os relaciona e pensa em todas as etapas de modo interligado, do pedido à entrega, da pós-venda ao retorno do cliente.

Principais exemplos de processos de negócio

Se dentro de qualquer empresa, há centenas ou milhares de processos que acontecem simultaneamente, pensar sobre o que é BPM deve considerar uma forma de integrar todas as etapas. Porém, isso significa, antes, analisar de modo individualizado toda a gestão feita nos diferentes departamentos. Como por exemplo:

• Compras | Gestão de aquisições. fornecedores, terceiros, estoque e contratação de serviços, entre outros;
• Jurídico | Gestão de compliance, contratos, confidencialidade de informações, etc.;
• Atendimento ao cliente | Gestão de suporte, chamados, pós-venda, garantia, etc.;
• Financeiro | Gestão de pagamentos, empréstimos, entre outros;
• Performance | Gestão de qualidade, indicadores, auditoria, planejamento, etc.;
• Recursos Humanos | Gestão de recrutamento, seleção, admissão, férias, reembolsos, dispensas, benefícios, etc.;
• Marketing e comunicação | Gestão de comunicados, eventos, campanhas, promoções, etc.

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Diferentes tipos de processos: qual a diferença deles para atividades e tarefas?

Até aqui, você já compreende a complexidade que envolve a sua empresa e já entendeu o que é BPM. Mas talvez, ainda falte compreender como ela se relaciona com cada um dos processos de gestão que elencamos acima.

Mas para elucidar esse ponto, há outra questão que deve ser explicada e trata dos diferentes tipos de processos. Por isso, utilizando o conceito presente no Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio (CBOK), podemos definir:

• Macro processo | Todo processo que está no topo da hierarquia empresarial e envolve os processos mais importantes de departamentos, funções ou cargos;
• Subprocessos | Processos com alta ou média complexidade, mas que se desencadeiam do primeiro item e podem ou não estar ligados entre si;
• Atividades | Processos que possuem objetivo determinado, prazo e menor complexidade em relação ao macro e subprocesso;
• Tarefas | A execução em si, que visa cumprir metas, prazos e afins. Ou seja, a rotina diária do trabalho.

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Gestão vertical e horizontal: como funcionam?

Por fim, o último ponto essencial para definir o que é BPM no ambiente corporativo, precisa da análise entre os dois principais tipos de gestão, para se fazer possível avaliar a implementação do método dentro da empresa.

A gestão horizontal, pensada a partir da gestão de processos de negócio, é aquela que promove o envolvimento de todos de forma conjunta na cadeia produtiva da empresa. Por sua vez, a gestão vertical permite que cada departamento foque apenas em suas metas e objetivos.

E aqui, um importante parêntese: não há uma forma melhor entre as duas opções de gerir um negócio. Isso porque, de maneira individualizada, cada empresa pode precisar de ambas ou se adequar melhor a uma delas.

Porém, a estrutura horizontalizada se destaca nos diferentes segmentos empresariais dos dias de hoje, por ser capaz de não limitar as responsabilidades apenas à área de atuação.

Além disso, ao falarmos sobre um mundo hiperconectado e entender as formas de comercialização como uma grande rede, optar pelo modelo horizontal costuma ser muito mais eficaz. E o motivo é simples.

Por exemplo, pense nos serviços de telecomunicações que eram vendidos há pouco mais de uma década. A mesma empresa oferecia soluções para telefonia fixa, móvel, internet e TV, mas ao contatá-la, cada serviço tinha um setor específico de atendimento, que por vezes, não conversavam entre si.

Ao longo dos anos, isso mudou. E produtos e serviços convergentes passaram a contar com centrais únicas de atendimento, compra ou reclamação. E o que isso desencadeou? Em um processo de gestão que se tornou melhor para o consumidor final, não concorda?

O BPM e a modelagem de processos

Mas se a convergência na gestão de processos é tão importante, por qual motivo não é feito dentro de todas as empresas? Pois essa é a melhor forma de apresentar o que é BPM e por quais motivos você precisa começar a usá-lo.

Geralmente, toda companhia ou instituição que ainda não tem o BPM no radar de seus processos, o faz por desconhecimento, falta de tempo ou descuido com o futuro de seu negócio. E como explicamos anteriormente, há ainda a questão de aplicar uma estratégia sem precisar pausar os processos que funcionam no dia a dia.

Contudo, para isso, há a modelagem de processos, que faz parte do que é BPM e trata de uma análise específica e profunda de como a empresa já funciona. A partir disso, busca-se criar objetivos como, por exemplo, automatizar tarefas, realizar uma avaliação de KPI’s ou mesmo reestruturar a forma como cada setor se relaciona com o outro.

E então, temos mais uma sigla, da qual falaremos a seguir.

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O que é BPMS?

Se para responder o que é BPM, usamos o conceito de uma prática, para explicar o BPMS, precisamos abordar a tecnologia. Isso porque, BPMS significa Business Process Management System.

Reparou que o termo ganhou apenas a letra S, de sistema? Em outras palavras, o BPMS é o software ou plataforma capaz de realizar tudo que elencamos anteriormente como essencial para o funcionamento otimizado da sua empresa.

Então, podemos resumir BPMS a uma ferramenta que permite mapear, executar e monitorar processos intra e interfuncionais, de modo a ter um fluxo de informações assertivo, a partir do planejamento que foi feito para gerir seus processos.

Não confunda: BPM é uma disciplina e BPMS é uma ferramenta

Enquanto o BPM é capaz de criar as diretrizes nas quais o seu negócio terá uma gestão horizontal e convergente, o BPMS é a plataforma que vai facilitar que todos estes conceitos possam, na prática, ser implementados em sua empresa.

Dessa forma, o receio sobre criar ou otimizar processos enquanto a empresa produz, é reduzido. Afinal, o BPMS considera não apenas o objetivo dos novos processos e sim como ele acontecerá e de que forma será adaptado à realidade de cada setor.

Por exemplo, imagine a contratação de um novo colaborador. Através do BPM, você organiza como quer que o processo seletivo aconteça, em quanto tempo e com quais etapas. Após isso, o uso do BPMS pode gerenciar o cumprimento de cada tarefa que envolve a contratação, assim como a digitalização dos documentos, confecção da identificação do trabalhador, integralização na função e treinamento.

É possível uma empresa gerir seus processos sem o uso do BPM ou do BPMS?

Sim. Porém, em algum momento, haverá uma demanda que supera a capacidade de executar as tarefas. Neste ponto, o que geralmente acontece é o aumento na mão de obra, a sobrecarga dos colaboradores ou, ainda, a redução na qualidade das atividades.

Por isso, muitas empresas que sabem o que é BPM, utilizam do método para sistematizar processos, dos mais simples aos mais complexos e, dessa forma, serem capazes de ampliar sua área de atuação com qualidade e excelência.

Processos com problemas possuem sintomas críticos

Outro ponto da importância de usar o BPM e aplicá-lo a partir do BPMS, é que quando um processo apresenta falha ou problema, a correção pode levar mais tempo que o ideal. Afinal, os erros costumam aparecer em momentos críticos e podem prejudicar toda a cadeia produtiva. A melhor forma de descobrir se você possui processos falhos em sua empresa, é avaliar os seguintes indicativos:

• Os custos parecem mais altos que o planejado;
• As reclamações dos clientes são constantes;
• Há informações internas desencontradas;
• Falta padronização em atividades e comportamentos;
• Acontecem diversos casos de retrabalho;
• A burocracia se torna excessiva em vários casos;
• Não há inovação para otimizar o tempo das tarefas, entre outros.

Outro ponto a considerar aqui, é que um processo não precisa, necessariamente, ter problemas para ser melhorado. Por vezes, uma proposta criativa ou inovadora, pode trazer novo fôlego a um procedimento que parecia bem-sucedido e torná-lo muito mais otimizado.

Como implementar o BPM em sua empresa?

Adotar o BPM é uma decisão estratégica. Por isso, ele deve acontecer a partir de uma análise completa e uma visão ampla do seu negócio. Afinal, ele é capaz de promover mudanças estruturais na cultura de uma empresa e, com a ajuda do BPMS, pode ainda oferecer uma gestão de processos de negócio controlada, contínua e segura.

Mas para que isso aconteça de modo efetivo e simplificado, a melhor solução é optar por um BPMS low-code, como é o caso do Holmes.

A tecnologia low-code tem ganhado cada vez mais espaço entre as empresas, porque trata de um software que pode ser utilizado de modo fácil por pessoas que não são da área de tecnologia. Ou seja, é possível que todos os seus colaboradores possam participar ativamente da gestão de processos, sem precisar entender de códigos complexos ou procedimentos complicados.

O hype sobre este tipo de tecnologia é tão grande que a empresa de consultoria Gartner apurou que, até o ano que vem, 80% dos softwares do mundo serão desenvolvidos a partir de plataformas low-code. Mas com o Holmes, você não precisa esperar o futuro! Aqui já usamos o BPMS low-code nas soluções que levamos até nossos clientes.

Aprendeu o que é BPM? Conheça o Holmes!

Após compreender o que é BPM, como ele se relaciona com o BPMS e a importância de ambos, nós te convidamos a conhecer o software BPM do Holmes. Com ele, você será capaz de criar fluxos personalizados para os diferentes processos da sua empresa, com uma abordagem simples e intuitiva.

Com o Holmes, você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, criar rastreabilidade para suas atividades além de assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

A plataforma de BPM do Holmes não exige nenhum tipo de conhecimento sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente, o gerenciamento de tarefas, pessoas, documentos e ações.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Se preferir, acesse nosso formulário e nossa equipe irá contatar a sua empresa.

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