Modelagem de processo de negócio: o que é e qual a importância de aplicar em sua empresa?

A modelagem de processo de negócio é uma prática que se tornou cada vez mais presente em empresas de diferentes portes. Isso porque ela permite a melhoria da análise, entendimento, comunicação e de acompanhamento dos processos e fluxos corporativos.

Dessa forma, pode-se identificar gargalos, etapas desnecessárias, falhas e demais problemas que atrapalham a continuidade e eficiência de um processo de gestão de negócios. Além disso, ela permite identificar com maior facilidade as oportunidades e potencialidades que a sua empresa possui e ainda não utiliza de modo completo.

Por isso, o Holmes preparou este artigo exclusivo para explicar o que é modelagem de processo de negócio, como aplicá-la e quais as vantagens. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que é modelagem de processos de negócio?

Em inglês, o termo Business process modeling surgiu para representar todos os processos de negócio de uma organização. Ou seja, ele tem o objetivo de documentar, compreender e analisar cada etapa de uma produção ou atividade, de modo a transformá-lo e automatizá-lo.

Em resumo, quando falamos sobre modelagem de processos, nos referimos a uma diagramação que permite uma visão holística e lógica de todo o trabalho que uma empresa realiza. Em outras palavras, o recurso pode resultar em um mapa, modelo ou diagrama, de acordo com o nível de complexidade das tarefas executadas.

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Diferenças entre diagrama, mapa e modelo de processo de negócio

Ainda que os três termos tenham utilização frequente como ferramentas similares, é importante explicar que eles possuem especificidades de acordo com o estágio de desenvolvimento dos processos. De modo geral, cada um deles agrega informações em diferentes níveis de proporção. Para diferenciá-los, podemos dizer sobre cada um deles:

Diagrama de processo | Inclui os principais elementos do workflow, porém costuma omitir detalhes menores dos fluxos de trabalho;

Mapa de processo | Possui uma visão mais ampla dos componentes do processo, ou seja, é mais preciso do que um diagrama. Afinal, além das atividades, ele traz dados como os eventos, resultados e atores que participam da tarefa em questão;

Modelo de processo | Por fim, a realização de uma modelagem de processo de negócio permite uma simulação no ambiente virtual de tudo que envolve uma atividade. Em resumo, é quando a análise e compreensão dos processos de negócio possui detalhamento e finalidade de modo a permitir tomadas de decisões mais assertivas.

Principais vantagens de usar a modelagem de processo de negócio

Muito mais do que uma questão estética, o uso da modelagem de processo de negócio em relação aos diagramas e mapas se mostra mais eficaz para a maior parte das análises e ações. A seguir, elencamos os 5 benefícios que o destacam das outras ferramentas similares.

1 | Promoção de visão compartilhada do processos

A modelagem de processo de negócio é um facilitador na hora de documentar, disseminar e compartilhar uma análise de atividades. Isso porque ela alinha com maior eficiência a forma como todos os colaboradores e envolvidos no projeto compreendem suas responsabilidades.

Na prática, é uma garantia mais eficaz de que todas as partes envolvidas possuem a capacidade de acompanhar, em tempo real e com menor chance de falhas, todo o trabalho.

2 | Efetividade na comunicação corporativa

Um dos maiores problemas em qualquer ambiente empresarial diz respeito às diferentes formas de compreensão de uma tarefa. Quando isso acontece, cria-se lacunas que podem prejudicar ou atrasar a execução do trabalho.

Por isso, o uso da modelagem de processo de negócio torna-se um tipo de guia para que as pessoas possuam uma consciência mais uniformizada de tudo que envolve os processos da empresa. O que, na prática, melhora toda a comunicação corporativa.

3 | Redução de desperdícios e atrasos nos processos gerenciais

A modelagem de processo de negócio é capaz de otimizar as atividades a partir de uma compreensão mais objetiva e clara de cada etapa e funções envolvidas. Assim, a empresa consegue corrigir possíveis problemas ou minimizar seus impactos, o que permite a redução significativa de atrasos e desperdícios.

Além disso, ela fornece subsídios para a documentação do processo, de modo a transformá-lo e criar um procedimento padronizado das melhores práticas corporativas.

4 | Contribuição no aprendizado e desenvolvimento da equipe

A documentação de todas as etapas de um processo através da modelagem se torna um importante material de suporte para novos colaboradores. Isso porque o método permite que o treinamento aconteça de maneira correta e rápida, designando ao instrutor apenas a explicação de processos mais complexos ou detalhados. Afinal, o mais importante já terá sido mapeado e poderá ser apresentado a qualquer pessoa da equipe.

5 | Auxiliar na automação de processos

Por último, merece destaque entre as vantagens do uso da modelagem de processo de negócio o fato de que a diagramação resultante dela permite a conversão para uma linguagem que faça a automação de processos. Ou seja, a empresa passa a ter mais controle sobre todas as suas etapas de produção ao utilizar do BPMS para criar um workflow automatizado.

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Modelagem de processo de negócio: como fazê-lo em sua empresa?

A obtenção de todas as vantagens relacionadas ao uso da modelagem de processo de negócio acontece quando uma empresa usa de alguns critérios em sua aplicação. De modo geral, para que se inicie o uso desta ferramenta, o ideal é seguir o passo a passo que relacionamos abaixo:

• Decida entre os 3 tipos de abordagem possíveis | A construção da modelagem de processo de negócio pode acontecer a partir do Top-down (da visão macro para um detalhamento do restante do trabalho), do Middle-out (foco no núcleo do problema e, posteriormente, ir em direção às extremidades) ou Bottom-up (processo inverso ao Top-down);
• Reúna as informações necessárias | Para isso, é necessário a realização de um levantamento sobre as atividades. Por exemplo, sua importância, execução, prioridades, ordens, quem as executa e de que forma acontecem. A organização destes dados é o que irá garantir a integridade dos processos;

• Escolha como acontecerá a notação dos processos | Nesta etapa, a empresa precisa compreender qual ferramenta terá uso para que a modelagem de processo de negócio aconteça. A notação BPMN (Business Process Model and Notation) costuma se mostrar a mais eficiente para quem busca apresentar um modelo para públicos-alvo diferentes;
• Gere a documentação do modelo e faça a consolidação dele| Ao finalizar a modelagem, a empresa precisa gerar um documento que contenha a representação e permita o compartilhamento dos dados. Por último, ele precisa ser consolidado através da disseminação a todos os envolvidos nos processos.

Automação é a chave do sucesso!

A modelagem de processos te ajudará a identificar pontos de melhorias nos seus fluxos de trabalho, mas é a automação que trará resultados práticos para o seu negócio. Por isso, convidamos você a conhecer o Holmes, uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades.

Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

Com nossa ferramenta, você aposta em um recurso de inovação que não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.

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