por Suelen Hofrimann em 04/10/2022
Você sabe como funciona o departamento de compras de uma empresa? Se engana quem acha que é só comprar e pronto. Se você quer trabalhar nessa área, ou precisa otimizar os processos relacionados a ela, é importante entender o passo a passo e as responsabilidades que esse setor carrega.
Vamos contar pra você como é o dia a dia de um profissional de compras, com todos os perrengues e as glórias que talvez você nem imagine. Vamos lá?
Uma empresa é como uma casa: precisa adquirir materiais, ferramentas e recursos para alimentar a operação. O setor de compras é o responsável por prover os recursos necessários para o trabalho da forma mais vantajosa possível para a empresa.
Ao profissional de compras cabe a missão de avaliar as necessidades e gerenciar a verba disponível através de um fluxo de atividades que envolvem desde a pesquisa até a negociação com o fornecedor.
Podem existir compras de dois tipos:
Direta: compra de produtos ou serviços diretamente ligados à produção (materiais, embalagens, máquinas).
Indireta: itens do dia a dia que não estão ligados ao core business, mas que são necessários no negócio (itens de escritório, produtos de limpeza, brindes).
Algumas organizações encaram as compras como um braço do departamento financeiro, outras têm uma área própria e estruturada para cuidar disso. Depende do tipo de negócio e do quanto elas influenciam nos resultados.
Nas empresas, “comprar” envolve uma porção de variáveis. É sem dúvida uma grande responsabilidade que pode influenciar decisões estratégicas importantes, como por exemplo o preço dos produtos. Por isso, a área responsável por essas atividades deve estabelecer políticas que ajudem a manter a saúde financeira da organização.
Estão previstos nos desafios do departamento de compras:
Para garantir a melhor negociação possível para a empresa, o departamento compras deve identificar as propostas ideias baseados nos seguintes critérios:
O produto/serviço deve ter a qualidade adequada para os propósitos aos quais servirá. Os requisitos para identificar esse traço devem ser predefinidos de acordo com as expectativas da compra.
Caso a qualidade não alcance o esperado, a operação pode ser prejudicada com atrasos, retrabalho, sucateamento, desperdício e danificação de maquinário, além de baixar a qualidade dos resultados.
O departamento de compras precisa abastecer a empresa dos insumos necessários para o seu funcionamento com a quantidade adequada para tal.
A falta de materiais, equipamentos ou serviços necessários para a continuidade do trabalho pode provocar atrasos na operação, mal gerenciamento da mão de obra e prejuízos financeiros.
Garantir que a entrega seja efetuada no local adequado otimiza o tempo e a preparação dos trabalhadores. O departamento de compras pode ser o responsável por várias unidades da empresa, é importante monitorar a logística das entregas.
A entrega em local incorreto também pode influenciar nos prazos e gastos financeiros, já que causa atrasos e retrabalho.
Esse item é um dos calcanhares de Aquiles dos setores de compras de todas as empresas: controlar os prazos de entrega. Nem sempre o fornecedor com melhor preço será o que vai entregar mais rápido. É preciso gerenciar as necessidades e alcançar algum nível de previsibilidade para cada tipo de compra.
Os prazos não atendidos dentro da expectativa podem gerar prejuízos enormes, até falta de materiais essenciais que resultam em trabalho parado e desperdício de dinheiro.
O preço certo depende de uma série de fatores como o prazo, a qualidade e a quantidade. Graças a essa combinação, o barato nem sempre é a melhor opção. Então entregar o preço certo para garantir os objetivos financeiros da empresa é um grande desafio que a área de compras deve abraçar.
Preços inadequados podem refletir no custo dos produtos ou serviços da empresa prejudicando o caixa do negócio.
A otimização constante do processo de compras é importante para aumentar a eficiência e minimizar erros, retrabalhos, fraudes e brechas. Como você deve imaginar, a área de compras tem acesso aos recursos da empresa, o que demanda uma prestação de contas muito minuciosa.
Por isso, quanto maior o volume ou os requisitos necessários para as compras, maior a complexidade do processo. O dia a dia de um profissional de compras é baseado em:
Essas podem ser inclusive as etapas de um processo de compras, mas nem sempre é assim, algumas organizações não têm, por exemplo, a obrigatoriedade de fornecer várias cotações. Outras preferem colher aprovações dos gestores dos departamentos solicitantes para ter mais dados que justifiquem a compra fazendo com que os fluxos de aprovação se tornem mais importantes.
É bom lembrar que cada organização tem suas próprias particularidades na forma de trabalhar, aliás, é essa pluralidade que faz algumas delas serem mais eficientes que as outras.
Agora que você já compreendeu melhor como funciona o departamento de compras de uma empresa, que tal entender um pouquinho mais sobre como a tecnologia pode ajudar você a melhorar seu dia a dia e os resultados do setor?
Automação do processo de compras – Por que investir e dicas para começar
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