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Como criar e otimizar processos no Departamento financeiro da sua empresa através do uso do BPMS

2 fevereiro, 2024 10 min de leitura Autor: Wendel Soares

como otimizar processos no Departamento financeiro

Entender sobre a criação e de que modo é possível otimizar processos no Departamento financeiro influencia diretamente na competitividade de uma empresa no mercado. Afinal, para crescer, investir e atingir um alto grau de excelência, é necessário que a empresa possua equilíbrio em suas contas.

Além disso, ainda que a organização do setor financeiro possua regras gerais de fácil aplicação, o diferencial está quando ele conta com a otimização dos processos. Isso porque a metodologia permite a melhor gestão de processos de negócio e o uso assertivo dos recursos disponíveis.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que vai ensinar em detalhes como otimizar processos no Departamento financeiro e de que modo o uso de uma ferramenta BPMS consegue potencializar essa iniciativa. Confira conosco e boa leitura!

Afinal, o que são os processos financeiro empresariais?

De modo geral, um processo financeiro dentro de uma empresa é o conjunto de atividades sistematizadas que envolvem a gestão dos recursos monetários da organização. Ou seja, esses processos são essenciais para garantir a saúde financeira da empresa.

Por isso, eles incluem tarefas como planejamento orçamentário, gestão de fluxo de caixa, contabilidade, pagamento de contas, recebimento de receitas, análise de investimentos, e relatórios financeiros.

Além disso, podemos afirmar que eles são a espinha dorsal que sustenta as decisões estratégicas, ajuda a empresa a manter o controle sobre suas finanças, otimizar lucros e minimizar riscos.

Entendendo melhor os principais tipos de processos financeiros

Ainda que cada empresa possa ter fluxos de trabalho distintos ou específicos, pensar em otimizar processos no Departamento financeiro costuma envolver alguns procedimentos comuns a todas elas. A seguir, elencamos os principais. Continue a leitura.

1 | Planejamento orçamentário

Aqui, é onde a magia começa. Isso porque o planejamento orçamentário é como traçar um mapa do tesouro. Para isso, define-se metas financeiras, projeta-se receitas e despesas, e cria-se um plano para alcançar a estabilidade e o crescimento financeiro. Em resumo, ele é o roteiro que guia a empresa em direção ao sucesso.

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2 | Gestão de fluxo de caixa

Por sua vez, o fluxo de caixa é o sangue que corre pelas veias da empresa. Isso porque ele envolve monitorar as entradas e saídas de dinheiro e garantir que haja liquidez suficiente para as operações do dia a dia e para investimentos estratégicos. Por comparação, ele seria o pulso que sentimos para saber se a saúde financeira está em dia.

Leia também | Processos de contas a pagar e receber

3 | Contabilidade

Já a contabilidade é o livro de histórias onde cada número conta uma aventura. Por exemplo, o processo de registrar, classificar e resumir as transações financeiras, para fornecer uma visão clara da posição financeira da empresa. Neste caso, ele é o espelho que reflete a realidade econômica da organização.

4 | Pagamento de contas

Pagar contas é como manter a casa em ordem. Sendo assim, podemos defini-lo como o processo de gerenciar todas as obrigações financeiras da empresa, como salários, fornecedores e impostos.

5 | Recebimento de Receitas

Receber receitas é o momento de colher os frutos. Ou seja, ele abrange gerenciar a entrada de dinheiro proveniente das vendas de produtos ou serviços.

6 | Análise de investimentos e como otimizar processos no Departamento financeiro

Investir é como plantar sementes para o futuro. Então, a análise de investimentos envolve avaliar oportunidades para aplicar recursos que gerem retorno a longo prazo. É a visão que guia a empresa para novos horizontes e crescimento sustentável.

7 | Relatórios financeiros

Por fim, temos os relatórios financeiros que são uma espécie de crônicas que narram a jornada da empresa. Em resumo, eles fornecem informações detalhadas sobre o desempenho financeiro e ajudam os stakeholders a entenderem onde a empresa está e para onde está indo. Aqui é o principal processo responsável pela confiança e o respeito no mundo dos negócios.

A importância de otimizar processos no Departamento financeiro

De modo geral, otimizar processos no Departamento financeiro é a forma mais eficaz de manter o equilíbrio entre as despesas e receitas da empresa. A partir disso, fica muito mais simples utilizar corretamente os recursos, planejar estrategicamente o crescimento da empresa e pensar em lucros maiores.

Outro ponto que torna a medida necessária é o fato de que com a otimização dos processos, há maior transparência e possibilidade de corrigir falhas e aperfeiçoar procedimentos.

Dicas para estruturar corretamente os principais processos no Departamento financeiro

Até aqui, entendemos a importância de otimizar processos no Departamento financeiro e suas características. Mas a grande questão que aflige a maior parte dos empresários é: como aplicá-lo no dia a dia da empresa?

Pois relacionamos abaixo algumas diretrizes essenciais para que isso aconteça e ainda pontuamos como o uso de uma ferramenta BPMS facilita toda a gestão do setor. Acompanhe!

1 | Antes de criar novos processos, mapeie os atuais

Primeiramente, toda empresa precisa ser capaz de realizar um mapeamento de processos antes de pensar em otimizá-los. Afinal, o conceito é simples: não é eficaz mudar, ampliar ou extinguir um processo sem entender qual a sua verdadeira eficácia.

Além disso, com um levantamento minucioso, você conseguirá descobrir quais atividades possuem melhor retorno, aproveitamento e eficiência. Dessa forma, pode replicá-las em outros setores ou torná-las padrão nos processos.

A partir do uso de uma ferramenta BPMS, fica muito mais simples apurar, a partir de um monitoramento contínuo, o que funciona e o que precisa melhorar nos processos do Departamento financeiro. O que nos leva para a próxima dica.

2 | Identificar gargalo para otimizar processos no Departamento financeiro

Certamente após o mapeamento, sua empresa irá identificar gargalos de processos e poderá entender o que precisa ser feito para reduzi-los, mitigá-los ou corrigi-los.

Sendo assim, uma ferramenta BPMS atuará novamente como auxiliar na criação de um workflow que atenda de modo personalizado as principais necessidades dos processos. Com isso, você poderá corrigir erros e garantir que cada etapa funcionará adequadamente.

3 | Tenha KPI’s e métricas bem desenhadas

Outro ponto positivo no uso do BPMS para otimizar processos no Departamento financeiro é o fato dele permitir criar e acompanhar os indicadores de desempenho necessários. Em resumo, após mapear e identificar gargalos, você não apenas irá implementar uma solução como conseguirá verificar se ela foi capaz de resultar na correção dos processos.

E através desta avaliação, será possível mensurar resultados individuais, de equipes e da organização como um todo. Para isso, atente-se de traçar objetivos mais específicos, que fujam de indicadores amplos como “melhorar a gestão de contas a pagar” e possa, por exemplo, “reduzir em X dias a análise de reembolsos”.

Lembre-se: quanto mais detalhado for o seu KPI, mais fácil será analisá-lo e replicar para todos os processos.

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4 | Melhoria contínua e escalabilidade

Não dá para pensar em otimizar processos no Departamento financeiro se a empresa utilizar ferramentas que exigem alto conhecimento para usá-la ou impedem atualizações recorrentes. Afinal, é necessário que os sistemas tenham escalabilidade e consigam se adequar no menor tempo possível a novas demandas.

Por isso, o uso de uma ferramenta BPMS como o Holmes possui a melhor solução para a melhoria contínua dos processos, uma vez que utiliza recursos de clean code. E o que isso significa? Na prática, que sua empresa irá dispensar longos treinamentos ou dificuldade ao atualizar a plataforma, já que essa tecnologia se adapta facilmente às necessidades de qualquer ambiente corporativo.

5 | Implementação frequente de mudanças

Ainda com relação ao tópico interior, uma ferramenta BPMS contribui para otimizar processos no Departamento financeiro sempre que for necessário e sem atrapalhar a produção. Isso porque ela não demanda longos períodos para criação ou mudança de regras ou diretrizes.

Além disso, por utilizar de um ambiente centralizado e online, torna-se muito mais simples garantir que todos os envolvidos no processo entendam e acessem as alterações em tempo real. Ou seja, isso evita gaps de comunicação ou pausas frequentes na produção para o repasse de informações atualizadas.

6 | Definição objetiva das responsabilidades

Para otimizar processos no Departamento financeiro e se certificar que cada tarefa será cumprida rigorosamente, a empresa precisa, anteriormente, garantir que os colaboradores saibam quais são suas responsabilidades.

Dessa forma, evita-se não saber a quem reportar no caso de falhas ou atrasos. Através de uma ferramenta BPMS, a tendência para que isso aconteça é mínima, já que o sistema permite que se configure e define claramente os envolvidos e responsáveis por cada etapa do processo.

Saiba mais | Dicas para um sistema de automação financeira de sucesso

7 | Gestão otimizada de despesas fixas e variáveis

Toda empresa possui gastos recorrentes e outros que acontecem conforme a demanda ou sazonalidade. Por isso, usar uma ferramenta BPMS para a gestão de despesas de forma personalizada é o caminho seguro para garantir assertividade em ambos os contextos.

Na prática, isso significa organizar o processo de autorização de todo tipo de pagamento e ter a certeza que as contas terão quitação dentro do prazo de vencimento, não importa a sua natureza.

Saiba mais | O que é FinOps

8 | Consulta ágil e intuitiva de documentos

Quem precisa consultar notas fiscais, pedidos de reembolsos, autorizações de pagamento entende o quão complexo é a gestão de documentos dentro de uma empresa. E se tratando da tentativa de otimizar processos no Departamento financeiro, ela pode exigir ainda um cuidado maior.

Por isso, ao optar pelo uso de uma ferramenta BPMS, a empresa permite que haja uma centralização dos documentos necessários para garantir o fluxo correto dos processos financeiros. E claro, isso reduz o tempo deles, otimiza custos e traz maior eficiência ao setor.

Quer otimizar processos no Departamento financeiro e ter um setor à prova de erros? O Holmes é a sua melhor solução!

Após compreender o como otimizar processos no Departamento financeiro e como uma ferramenta BPMS pode tornar seu trabalho muito mais otimizado e eficaz, que tal conhecer a melhor opção para o sua empresa ou organização?

Com o Holmes, você terá uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades. Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog do Holmes.

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