por Equipe Holmes em 07/11/2023
A diferença entre mapa, modelo e diagrama costuma confundir aqueles que precisam utilizar destes recursos para acompanhar ou monitorar um processo. Afinal, eles são alternativas eficazes para o estudo do BPM, mas é importante diferenciá-los conforme a necessidade do uso.
Além disso, o mapa, modelo e diagrama, habitualmente, são compreendidos como sinônimos, mesmo possuindo diferentes propósitos e aplicações. Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que vai explicar detalhadamente sobre cada um e apresentar de que modo uma ferramenta BPMS pode contribuir para a utilização de cada um deles. Confira conosco e boa leitura!
Primeiramente, é necessário explicar que o mapa, modelo e diagrama são 3 níveis distintos de representação de processos. Ou seja, eles acontecem em etapas distintas, a depender da informação, utilidade, precisão, complexidade, padronização de elementos ou mesmo evolução do desenho proposto. A seguir, explicaremos melhor o que significa cada um deles. Continue a leitura.
Uma maneira fácil de compreender sobre mapa, modelo e diagrama, é criar uma analogia, por exemplo, a um mapa geográfico. Neste contexto, pode-se afirmar que o diagrama apresenta a rota a partir de uma visão simplificada. Por exemplo, com o trajeto, pontos de referência e o local de destino e origem.
Por sua vez, no mesmo exemplo, o mapa seria uma forma mais detalhada da rota, onde haveria o nome de ruas, avenidas, pontos de referência, opções alternativas de rota, trajeto e tempo estimado para percorrer cada trecho. Em resumo, ele oferece uma visão mais ampla dos mesmos termos que apresentamos anteriormente no diagrama.
Por fim, o modelo apresenta o modo mais completo e preciso do mapa. Por exemplo, pontuando a situação atual do trânsito, a rota do transporte público, o clima na região onde acontecerá o tráfego, além de imagens do trajeto em diversos ângulos e formatos.
A partir do exemplo que trouxemos acima, é possível perceber que ainda que mapa, modelo e diagrama se refiram ao mesmo contexto (no âmbito empresarial, de processos), eles possuem formas características de representação.
Sendo assim, o diagrama está na fase inicial de um processo, por mostrar o fluxo básico, sem considerar exceções ou falhas. Em outras palavras, dentro de uma empresa, seu uso pode representar um macroprocesso organizacional ou mesmo se tratar da versão inicial de um processo.
Sendo assim, ele não exige técnicas mais detalhadas e, em contrapartida, é incapaz de oferecer precisão e profundidade no acompanhamento. Além disso, ele não permite entender riscos ou gargalos de processo.
Por sua vez, o mapa é a evolução do diagrama e oferece, além desta visão ampla anterior, um nível de detalhamento mais específico. Por exemplo, o processo, subprocessos, atividades, tarefas, procedimentos, atributos ou aspectos.
Em resumo, o mapa acrescenta ao diagrama os atores, eventos, regras e resultados, de modo a especificar melhor os processos.
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Por último, temos o modelo de processo que é uma etapa ainda mais específica e permite, entre outras coisas, identificar regras, validações, caminhos de exceção, papéis e detalhamento de atividades.
É importante explicar que entre mapa, modelo e diagrama, há casos em que os dois primeiros exemplos são suficientes para mapear e acompanhar um processo. Entretanto, quando se faz necessário o uso do modelo, a representação terá maior grau de execução e irá gerar informações mais densas que contribuirão diretamente para a análise ou validação de práticas com otimização e eficiência.
Até aqui, aprendemos que um modelo de processos é uma representação visual ou descritiva de um processo de negócio que mostra as atividades, as decisões, os papéis e as interações envolvidas. Por outro lado, um BPMS (Business Process Management Suite) é uma ferramenta de software que ajuda as organizações a modelar, implementar, executar, monitorar e otimizar processos de negócio.
Sendo assim, pode-se afirmar que o uso de um modelo de processos em conjunto com uma ferramenta BPMS é fundamental para a melhoria e automação dos processos de negócio. Isso porque, inicialmente, o modelo de processos acontecerá de modo a representar o processo atual de forma clara e compreensível. Em seguida, a ferramenta BPMS entra em ação e permite que esse modelo seja implementado e executado de forma automatizada.
A ferramenta BPMS utiliza o modelo de processos como base para configurar os fluxos de trabalho e atribuir tarefas aos usuários. Além disso, ela também consegue definir regras de negócio e monitorar o desempenho do processo. Dessa forma, torna-se mais simples obter uma gestão mais eficiente, reduzir erros, aumentar a produtividade e ter melhor controle sobre as operações.
Além disso, a integração entre o modelo de processos e a ferramenta BPMS facilita a identificação de gargalos, a análise de desempenho e a realização de melhorias contínuas nos processos de negócio. Em resumo, a combinação entre modelo de processos e ferramenta BPMS é essencial para a eficácia e eficiência operacional de uma organização. Confira a seguir, como uma ferramenta de automação pode potencializar seus resultados.
Após entender a diferença entre mapa, modelo e diagrama, que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?
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