Procurement e a automação no processo de compras

O procurement é uma solução digital bastante eficaz na gestão de compras de empresas que buscam automatizar processos, reduzir custos e potencializar a qualidade da produção. Afinal, o seu uso permite um acesso muito mais intuitivo e ágil a etapas da gestão de processos de negócios como a requisição, cotação com fornecedores e aprovação, dentre outras.

De modo geral, é possível afirmar que o uso da ferramenta elimina tarefas manuais e burocráticas, além de permitir um controle centralizado em um único ambiente. Ou seja, ele permite que os profissionais tenham foco na estratégia da empresa e não percam tempo ao realizar ações como, por exemplo, cotação ou negociação de preços e prazos.

Por isso, preparamos este artigo exclusivo para explicar na prática tudo que envolve o procurement e como utilizá-lo em seu ambiente corporativo. Confira conosco e boa leitura!

O que é o procurement e quais suas principais funções?

Procurement significa, em sua tradução literal, compras. Entretanto, ele pode ser explicado como uma prática deste setor que tem por objetivo a maior eficiência dos processos que envolvem as compras de uma empresa. Por exemplo, a aquisição de insumos, matérias-primas, produtos e serviços essenciais para que o fluxo do negócio funcione de modo contínuo e correto.

Em resumo, o procurement irá auxiliar o setor de comprar em tarefas como:

• Identificação das prioridades de compra e busca pelos melhores fornecedores;
• Negociação com os fornecedores escolhidos através de pesquisa de preço e qualidade;
• Criação e acompanhamento dos cronogramas para reposição dos produtos;
• Gestão de documentos e contratos relacionados às aquisições;
• Avaliação de desempenho e índices de performance dos processos de compras.

Ou seja, a função do procurement envolve diversas ações que se interligam e relacionam sempre com desempenho e padronização dos processos de compras, a fim de aumentar a eficiência do setor, reduzir custos e otimizar as tarefas.

Impacto do Procurement no setor de compras

Em um cenário onde a competitividade é cada vez maior e abrange até mesmo empresas estrangeiras e online, o grande desafio no mundo corporativo é produzir melhor, em menor tempo e com maior eficácia. Por isso, é possível afirmar que o uso do procurement nas principais práticas do processo de compras, contribui ativamente para uma gestão muito mais eficiente e pontual.

Além disso, o procurement envolve diretamente a inovação e aspectos como sustentabilidade e adequação muito mais rápida ao cenário atual. Isso porque, a ferramenta possui personalização conforme a necessidade de cada empresa, e permite alguns tipos de customização, por ser um recurso conhecido como low-code.

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Vantagens do uso do procurement na automação dos processos de compras

Ainda que o procurement seja usado em larga escala por empresas com visão estratégica, é comum ambientes corporativos que usam planilhas, e-mails e outras ferramentas menos eficazes para gerir os processos de compras.

Contudo, ao manter este comportamento, há uma notória perda de recursos e outros problemas como baixo nível de transparência, dificuldade no monitoramento e auditoria, entre outros. A partir disso, é possível elencar os principais benefícios do uso do procurement como ferramenta automatizada de gestão em uma empresa.

Economia

O primeiro fator favorável ao uso do procurement é a economia. Afinal, ao obter uma visão completa de todas as etapas de compras, os custos operacionais podem ser reduzidos e as negociações acontecem de forma mais ágil.

Além disso, cria-se um histórico que permite o planejamento de compras futuras e uma  visibilidade dos dados que favorecem a tomada de decisões sobre quando e como comprar um produto ou serviço.

O procurement traz agilidade aos processos

Pense da seguinte forma: ao trocar inúmeros e-mails e papéis impressos por um sistema automatizado, toda a empresa ganha um tempo importante que pode ser aplicado em estratégias corporativas. Isso porque, o procurement permite um acesso rápido a suas informações, sem exigir a instalação ou procedimentos complicados.

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Governança e compliance

A questão da governança e os padrões éticos e padronizados dentro de uma empresa se tornaram um dos principais assuntos do mundo empresarial. E não é por menos, uma vez que a reputação de uma instituição precisa deles para se tornar sólida.

Por isso, podemos afirmar que o uso do procurement na etapa de homologação permite verificar se o fornecedor cumpre os requisitos para ser um parceiro da empresa. Dessa forma, você garante que as empresas que se relacionam com a sua possuam um histórico de transparência e rastreabilidade.

Colaboração interna e externa

O processo de compras pode envolver diferentes setores, inclusive ao considerar a comunicação entre as requisições, os compradores e os fornecedores. Logo, quando a empresa consegue otimizar e monitorar cada etapa e atribuir responsabilidades, ela se torna capaz de ter uma comunicação eficaz e ágil.

Por fim, a convergência de informações a partir do procurement, garante que todos os envolvidos no processo recebam a mesma informação, em tempo real, evitando assim problemas de comunicação.

Saiba mais | Soluções Holmes para o departamento financeiro

Conheça a solução de procurement do Holmes e automatize seu processo de compras!

Após compreender melhor o uso do procurement como ferramenta de gestão de negócios, convidamos a sua empresa a conhecer uma solução que utiliza o recurso para automatizar o setor de compras da sua empresa.

Com o Holmes, você poderá controlar tarefas e prazos, ter rastreabilidade para suas atividades além de realizar uma gestão eficiente do seu setor de compras e outros departamentos. Isso porque temos soluções que permitem assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

Para conhecer nossas soluções, basta preencher o formulário de contato e um de nossos especialistas irá entender sua real necessidade e oferecer um atendimento personalizado.

 A plataforma de BPM do Holmes não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. 

Afinal, consegue unir em um único ambiente, o gerenciamento de tarefas, responsabilidades, documentos e ações.

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