por Suelen Hofrimann em 31/01/2023
Os fluxos de trabalho são, nas empresas, como as artérias que nutrem o corpo empresarial, garantindo a transformação da matéria-prima, documentos, informações e ações em resultados para o negócio.
Por isso o dia a dia das organizações é cheio de atividades de diversos tipos. Afinal, para cumprir seus objetivos é necessário manter-se em movimento. Qualquer interrupção, trava, gargalo ou atraso pode comprometer as metas.
Outra questão importante é que quanto mais estruturada for a empresa, mais processos e subprocessos existirão. Para coordenar fluxos de trabalho mais complexos é necessário organização e controle.
Por isso, no artigo de hoje, vamos entender como podemos otimizar nossos fluxos de trabalho para torná-los à prova de falhas. Vamos lá?
O que são fluxos de trabalho?
Os fluxos de trabalho são sequências de atividades necessárias para alcançar um objetivo. Eles podem ser representados visualmente como um diagrama e ser utilizados em diversos setores, como gerenciamento de projetos, gestão de documentos, produção, entre outros.
O objetivo de um fluxo de trabalho é garantir a eficiência, consistência e qualidade na realização de tarefas, além de fornecer uma visão geral dos passos necessários para completar um processo.
Os fluxos de trabalho não dependem de uma definição prévia ou de uma ferramenta específica. Eles existem e cumprem seu propósito, quer tenham sido definidos, quer não.
Sendo assim, workflows não são propriamente desenhos ou diagramas que vemos por aí. Na verdade usamos os desenhos para representar e entender como os fluxos funcionam. E por que precisamos dessa compreensão? É o que veremos a seguir.
Por que se preocupar com o funcionamento dos fluxos de trabalho?
Imagine o seguinte cenário: Maria montou uma empresa e agora trabalha com seu esposo e seu filho. Cada um fica responsável por uma área ou atividade – que se desdobra em diversas etapas.
Nesse caso, cada um sabe o que precisa fazer, e os fluxos de trabalho vão se desenvolvendo naturalmente sem muita análise prévia.
Qual a chance de haver algum atrito nesses tipos de processos? E, mais importante, se houver algum problema, quão difícil será resolvê-lo?
Veja que o grau de complexidade nesse caso é baixo. Uma simples checklist poderá ajudar Maria e sua família na gestão do novo negócio.
Já em grandes organizações, os fluxos de trabalho podem gerar muitas dores de cabeça se não forem bem definidos, pois, normalmente, há uma complexidade maior.
Quando colocamos mais pessoas, informações, etapas, integrações, departamentos e outros itens no fluxo, aumentamos também as chances de erros e a burocracias para consertá-los.
Por isso, é altamente recomendado estudar e otimizar os fluxos de trabalho para alcançar o potencial máximo dos processos, garantindo condições mais favoráveis para cumprir o objetivo.
Fazendo um bom mapeamento e análise da sequência de trabalho, é possível identificar vários pontos de melhorias, como etapas desnecessárias, dificuldades tecnológicas e por aí vai.
Observação: mesmo pequenas empresas devem ter esse cuidado, para prevenir ineficiências no futuro. Visão de crescimento, sempre!
Qual a melhor forma de definir seus fluxos de trabalho?
Primeiro é preciso conhecê-los, para isso, é recomendado representar seu estado atual visualmente, para facilitar a análise.
Existem notações e até ferramentas gratuitas para fazer esse desenho. A notação mais utilizada em todo o mundo é o BPMN, mas pode-se usar fluxogramas ou outros tipos de representação sem nenhum problema.
Veja um exemplo de fluxo de trabalho:
Ter essa visualização é importante, mas não o mais importante. Como você irá usá-la é que fará a diferença. Por isso, separei algumas dicas que te ajudarão a transformar seus fluxos de trabalho da água para o vinho.
1 – Foque em resolver problemas
Ninguém quer gerenciar processos, desenhar fluxos, nem nada disso. Os líderes das organizações só querem alcançar os resultados esperados e resolver problemas.
Eles querem eliminar erros, parar de perder dinheiro, aumentar a produtividade das equipes, faturar mais, economizar e por aí vai. Então, entenda o problema e foque em resolvê-lo.
Comece entendendo por que o fluxo em foco existe e qual o impacto se não existisse, depois identifique os contribuidores e os favorecidos para levantar suas principais “dores” durante o trabalho.
Ache o problema e defina planos de ação para resolvê-los.
2- Padronize
Uma das principais causas de erros nas empresas é a falta de padrão. Isso é comum em fluxos de trabalho que não foram definidos estrategicamente. Nessas situações é difícil ter controle da qualidade das entregas.
Por isso, padronize a forma como a sua equipe deve trabalhar e forneça treinamentos para ajudá-la. Nesse contexto, documentar os processos também será muito importante, para que possam consultar rapidamente em caso de dúvidas.
3- Diminua etapas
Processos mais enxutos são mais fáceis de corrigir e controlar. Avalie quanto cada etapa gera valor no resultado final como um todo. Entenda se há realmente necessidade dela existir. Se não, elimine-a.
Avalie se há, dentro do processo, etapas que seriam melhor trabalhadas se fossem subprocessos. Se sim, divida os fluxos para ter uma visão mais precisa e otimize-os separadamente.
4- Caminho feliz vs exceções
Para ter processos à prova de falhas é necessário construir fluxos previsíveis, em que se sabe o que pode acontecer. Para isso, é importante mapear todas as situações possíveis para detalhar as tratativas.
Comece definindo o caminho feliz, com todas as etapas ideais esperadas. Depois faça as variações para tratar exceções. Na maioria das vezes, não é necessário construir outro fluxo para esses casos, basta acrescentar um item de decisão (representado pelo losango).
Feito isso, você pode pensar sobre como tratar erros de verdade para acelerar a resolução dos problemas, minimizando o impacto no dia a dia.
5- Planeje automações
Existem processos de diversos tipos, veja mais sobre isso neste texto. Mas independente de qual seja, há vários tipos de automações que podem elevar a produtividade e tornar os processos à prova de falhas.
A questão é que alguns fluxos são mais automatizáveis que outros. No geral, quanto mais operacional, mais automação pode ser aplicada. Construa estratégias para usar os recursos tecnológicos com sabedoria.
Lembre-se que compor uma solução é como montar um quebra-cabeças. A combinação perfeita é a que melhor se integra aos demais sistemas, cumprindo metas, orçamentos e necessidades de TI. Se fizer isso bem, todo mundo ficará feliz.
6- Faça testes e simulações
Metodicamente, desenhar o fluxo atual é chamado de mapeamento AS IS. Após analisar e definir melhores formas de configurar as etapas do processo, é possível definir o “fluxo de trabalho ideal”, o To be.
Antes de colocar os processos To be para funcionar, é necessário testar sua eficácia. Para isso, separe um grupo menor de pessoas para simular como o processo deve acontecer. Acompanhe, colha feedbacks e ajuste se necessário.
7- Converse com as pessoas
Por mais que a gente sempre fale sobre isso, ainda tem muita gente que comete o erro de montar os fluxos de trabalho do jeito que acha que eles têm que ser. Às vezes, baseando-se apenas na visão de gestores que não atuam na linha de frente desses processos.
Para alcançar um resultado mais preciso é interessante ter diferentes visões sobre cada etapa dos workflows. Por isso, estruture entrevistas, reuniões ou workshops com as pessoas que realmente sabem do que se trata o processo.
De quebra, elas provavelmente estarão mais receptivas a eventuais mudanças nos fluxos, pois terão participado de alguma forma do projeto.
8- Monitore os resultados
Processos evoluem o tempo todo. Seja porque a empresa cresceu ou porque surgiu uma nova tecnologia, não importa o motivo, o fato é que uma coisa que dá certo hoje não é garantia de sucesso no futuro. Por isso existe a gestão de processos, para que as empresas possam agir rápido.
Monitorar os fluxos de trabalho é essencial para garantir a saúde dos processos e os resultados da empresa. Para isso, defina indicadores para acompanhar e crie o hábito de rever os fluxos de trabalho com determinada frequência.
Leia também: 4 tipos de indicadores de desempenho de processos mais usados em BPM
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