Matriz RACI: como deixar claro o papel de cada um no time

Você já ouviu falar em Matriz RACI? Esta é uma ferramenta que pode mudar a visão dos membros do seu time a respeito do papel e responsabilidade de cada um na conclusão de um projeto.

Afinal, ter claro o que precisa ser feito nem sempre é tão simples. É necessário que os gestores definam o que esperam de cada pessoa, para que o projeto tenha perspectiva, prazo e previsibilidade de conclusão.

Dessa forma, é possível evitar que os participantes se sintam confusos e desmotivados. Neste artigo veremos tudo sobre a Matriz RACI, uma ferramenta que ajudará a organizar e gerenciar responsabilidades da forma mais simples possível.

O que veremos:

• O que significa Matriz RACI
• Como fazer uma Matriz RACI?
• Passo a passo para a matriz de responsabilidades + exemplo
• Como usar a Matriz de Responsabilidades?
• Dicas para conduzir o projeto

O que é Matriz RACI?

A matriz RACI é uma ferramenta utilizada para gerenciar projetos e processos em uma empresa. RACI é um acrônimo formado pelas palavras: Responsável, Aprovador (responsável pelo acompanhamento), Consultado e Informado. 

Basicamente esses são os quatro papéis desempenhados pelos membros do time. Responsável é a pessoa encarregada de realizar a tarefa. Aprovador é quem acompanha o progresso e verifica se a atividade está sendo realizada de maneira adequada. Ele também pode fornecer feedback e orientação para o Responsável.

O Consultado é quem orienta a tomada de decisões ou alterações no projeto ou processo. Pode também fornecer informações valiosas e ter um papel ativo nas decisões.

O Informado é a pessoa a quem se presta contas sobre o progresso do projeto ou processo. No entanto, esse agente não tem nenhuma responsabilidade direta na execução. Ele é simplesmente mantido informado sobre o andamento das coisas.

O objetivo da matriz RACI é definir claramente as responsabilidades de cada membro da equipe para que todas as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente e sem sobreposição de responsabilidades.

Isso pode evitar atrasos e problemas de comunicação, garantindo que o projeto seja concluído de maneira eficiente. É uma ferramenta amplamente recomendada por especialistas, inclusive pelo PMBOK do PMI (5ª edição).

Como fazer uma matriz de responsabilidades?

A matriz RACI é uma ferramenta bastante simples. Basicamente, se trata de um quadro, que pode ser feito em excel, onde são listadas as tarefas e responsabilidade de acordo com o papel de cada membro da equipe.

No entanto, para que mantenha a simplicidade, alguns requisitos devem ser cumpridos. São eles:

• Cada atividade deve ter pelo menos um responsável;
• Só é permitido um aprovador por tarefa;
• Não há limite para Consultados e Informados (pode inclusive não haver nenhum);
• O responsável pode também ser o aprovador.

Tendo isso em mente, siga os seguintes passos para criar a sua Matriz RACI.

Passo a passo para a matriz de responsabilidades

Para criar uma matriz RACI, siga os seguintes passos:

1. Identifique as tarefas que precisam ser realizadas no projeto.
2. Identifique os membros do time que serão responsáveis por cada tarefa.
3. Defina quais são os membros do time que ajudarão a realizar cada tarefa.
4. Identifique os membros do time que serão consultados sobre cada tarefa.
5. Identifique os membros do time que serão informados sobre cada tarefa.
6. Crie uma tabela com as tarefas listadas na primeira coluna e as quatro colunas RACI à direita.
7. Preencha a tabela com as informações coletadas nos passos anteriores.

Exemplo de uma matriz RACI:

Essa é uma maneira simples de criar uma matriz RACI, mas é importante lembrar que ela pode ser ajustada de acordo com as necessidades do seu projeto e do seu time.

Como usar o gráfico RACI? Em que situações?

A matriz RACI pode ser útil em muitos tipos de situações, incluindo:

• Gerenciamento de projetos;

• Gerenciamento de processos;

• Gerenciamento de mudanças;

• Gerenciamento de equipe.

Para cada um desses casos, é possível adaptar e combinar o gráfico com outras ferramentas, mas no geral o objetivo é sempre o mesmo: garantir que todas as responsabilidades sejam claramente definidas e que todos os membros da equipe saibam exatamente o que é esperado deles.

A boa comunicação com a equipe é uma habilidade poderosa para expandir o desempenho e elevar a maturidade da gestão. Por isso, é necessário conscientizar os integrantes sobre os métodos utilizados, convidando-as a participarem do processo de gerenciamento.

Separamos algumas dicas para você usar a matriz RACI com sabedoria.

1 – Defina o objetivo do projeto

O primeiro passo para um projeto ou processo bem-sucedido é saber aonde se espera chegar. Assim é mais simples orientar os recursos para a direção certa. Tenha clareza do que se deseja conquistar.

2- Liste as tarefas com sabedoria

Faça uma descrição minuciosa do passo a passo necessário para concluir o seu projeto ou processo. Assim você poderá atribuir as responsabilidades de acordo com as necessidades e aptidões de cada um.

Aliás, no caso de processos, a matriz pode ajudar a detalhar os fluxos facilitando o entendimento para um futuro mapeamento. Uma ótima forma de visualizar e organizar o papel de cada membro do time.

3- Tenha ajuda para preencher sua matriz

Você pode convidar membros do time para te ajudarem no preenchimento da sua matriz, a fim de observar percepções e incluí-los nesse processo. 

Faça conforme mostramos anteriormente e complete as lacunas com as atribuições. Lembre-se que você pode adaptar o gráfico incluindo outros papéis. Por exemplo, há quem ache importante ter um participante que ajude ou se responsabilize pela atividade, caso o responsável principal não possa executar, chamamos esse papel de suplente.

4- Apresente e colete feedbacks

A comunicação sobre o projeto é uma das partes mais importantes para alcançar o sucesso. Essa é a vantagem de incluir os participantes desde o começo nas decisões, pois a essa altura todos já terão uma visão consolidada do que se espera deles, e os feedbacks vão sendo colhidos no decorrer do processo.

5- Atualize e acompanhe

Decida as atualizações necessárias, de acordo com os feedbacks, e as faça se for o caso. Depois, acompanhe o uso da matriz e verifique se a adesão está de acordo com o esperado.

É necessário comprometimento para ter sucesso em qualquer projeto. Mas para que o time também tenha essa visão é essencial que haja diálogo.

A gente usa e recomenda

E aí, gostou de conhecer a matriz das responsabilidades? Aqui no Holmes nós já usamos essa ferramenta para organizar alguns projetos internos e achamos que ajudou bastante.

É uma ferramenta muito útil para garantir a clareza, evitar conflitos de responsabilidades e comunicar aos envolvidos o que espera-se deles. Além disso, a matriz RACI mostra o andamento do projeto para que as partes envolvidas possam ser consultadas e informadas quando necessário.

Então, fica aí a nossa dica de gestão para você, e se tiver alguma dúvida, estamos sempre por aqui.