O que é workflow e como esse recurso transforma seus processos?

Você sabe o que é workflow e para que serve? 

Sempre que falamos de processos de negócios e ferramentas que atuam em sua melhoria esbarramos nesse termo, mas é sempre bom conceituar para ajudar aqueles que ainda têm dúvidas.

 Hoje me proponho a fazer melhor que isso: não só vou te explicar o que é workflow, como também vou mostrar por que você deveria utilizar tecnologia para aperfeiçoar seus fluxos de trabalho.

O que é workflow? 

Se traduzirmos para o bom português, workflow significa fluxo de trabalho, e é disso mesmo que se trata. Um fluxo de trabalho é uma sequência de atividades realizadas por diferentes pessoas para alcançar uma meta de negócio, seja ela uma decisão, informação, produto ou serviço.

Pode ser que você tenha se lembrado de uma imagem mais ou menos assim:

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Essa imagem representa um workflow desenhado com a notação BPMN. Muitas pessoas acham que a palavra “workflow” se refere a esse tipo de diagrama, mas, na verdade, mesmo que não estejam documentados, os fluxos de trabalho existem nas empresas a partir do momento em que há uma relação de atividades interdependentes, ou seja, os processos.

Leia também: Ferramentas de workflow – descubra qual a melhor opção para o seu negócio

Tudo é processo!

Se você tem uma sequência de ações ordenadas de forma lógica, onde uma informação, documento ou tarefa passa de um colaborador para o outro até ser finalizada, seguindo regras predefinidas, isso é um processo.

E os processos estão totalmente relacionados ao sucesso do seu negócio, por isso é tão importante mapear e otimizar os seus workflows. Quem dera todas as empresas pensassem em seus processos desde o começo, enquanto suas operações administrativas ainda são pequenas e suportadas por planilhas, e-mails e pastas. Se assim fosse, conforme os processos fossem evoluindo, não aconteceriam tantos problemas relacionados à falta de controle, despadronização e falhas humanas.

Mapear seus workflows é um passo essencial para torná-los mais eficientes, o segundo passo é usar tecnologia para automatizar etapas e ganhar produtividade.

Por que você deveria automatizar workflows? 

 A melhor forma de ter processos mais eficientes é fazendo uma gestão estratégica dos fluxos de trabalho, e aproveitar a tecnologia para automatizar ou otimizar cada vez mais a sua operação.

 Através da automatização de workflows é possível:

• Acompanhar o status de cada etapa do processo;
• Encontrar oportunidades de melhoria;
• Identificar gargalos;
• Aumentar o engajamento das equipes;
• Facilitar e promover uma comunicação mais assertiva entre os participantes;
• Entender como a organização funciona no dia a dia;
• Automatizar tarefas repetitivas de baixo valor agregado;
• Facilitar o trabalho e liberar mais tempo para que as pessoas se dediquem a atividades de alto valor;
• Melhorar a gestão e produtividade das equipes;
• Padronizar a forma como os colaboradores trabalham.

Workflow vs BPMN

Como vimos, diferente do que muitas pessoas imaginam, workflows não são necessariamente os desenhos ou diagramas em formato de fluxo, mas sim o conceito de uma sequência de atividades inter-relacionadas. Então qual é a relação com o BPMN? Toda!

BPMN (business process notation) é um conjunto de elementos relacionados à disciplina de gestão de processos (BPM) e especialmente desenvolvidos para documentar e representar fluxos de trabalho. Serve para padronizar a forma como os fluxos são desenhados, garantindo que outros profissionais possam compreender a documentação dos processos.

Existem outras formas de desenhar workflows, com fluxogramas, por exemplo. Mas a notação BPMN é a mais conhecida e utilizada do mundo.

A transformação digital dos seus processos começa com a compreensão dos seus workflows

Os workflows são parte de algo maior. Existe um conjunto de recursos e metodologias de gestão, como o BPM, que podem te ajudar a expandir o potencial dos seus processos.

 Agora eu tenho uma pergunta para te fazer: se você chegou até aqui acredito que usar a tecnologia para melhorar seus processos é algo que já passou pela sua cabeça, certo? E se eu te disser que você pode fazer isso de uma forma simples, com uma ferramenta que é mais fácil de implementar do que um BPMS tradicional e mais poderosa do que um sistema baseado em Kanban? Você gostaria de conhecer? 

Caso a resposta seja SIM vou deixar aqui embaixo o link o de um artigo onde eu mostro nossa solução para melhoria de processos de negócios, o Holmes! Tenho certeza que você vai gostar de conhecer!

Conheça o holmes – a ferramenta de gestão de processos mais completa e versátil do mercado

Se tiver qualquer dúvida ou sugestão, é só deixar aqui nos comentários.