por Equipe Holmes em 13/04/2023
A melhor forma de responder o que é BPMS, é pensar em uma ferramenta capaz de realizar o gerenciamento de processos de negócios a partir de uma modelagem, automatização, execução e monitoramento de tudo que envolve uma empresa.
Em inglês, a sigla significa Business Process Management System (ou Suite) e envolve um modelo de software capaz de aplicar a prática do BPM de modo funcional e contínuo. Dessa forma, pode-se afirmar que ele é o meio pelo qual a disciplina de organização e otimização é colocada em prática no ambiente organizacional.
Mas afinal, você sabe o que é o BPMS a partir de sua capacidade de agregar valor à uma empresa e como utilizá-lo de modo amplo? Pois continue neste artigo exclusivo do Holmes e aprenda mais sobre o assunto. Boa leitura!
O que é BPMS e quais recursos ele pode oferecer?
Primeiramente, para aprofundar sobre o que é BPMS, torna-se importante relacionar o conjunto de recursos que ele pode oferecer a uma empresa. Mesmo que cada sistema possa ter diversificações próprias, é comum que todos eles possuam ferramentas de:
- Modelagem e padronização de processos;
- Automação de atividades e fluxos de trabalho;
- Gerenciamento de regras de negócios;
- Monitoramento contínuo e em tempo real;
- Avaliação, análise e geração de relatórios de desempenho;
- Convergência e integração com outros sistemas corporativos de negócios.
Saiba mais | Soluções Holmes para o setor de Compras
Como o BPMS é capaz de gerar resultados para uma empresa?
Saber o que é BPMS e implementá-lo corretamente é a forma mais eficaz de controlar a sequência de etapas de execução de um produto ou serviço. Além disso, com o registro do fluxo do processo, é possível garantir que as tarefas corresponderão exatamente ao mapeamento definido e automatização do sistema.
Em outras palavras, ele é um recurso que permite respeitar as precedências e, dessa forma, evita o esquecimento ou ineficácia de uma atividade, de modo a padronizar e consolidar a qualidade de todo o processo gerencial.
Outro ponto essencial para explicar o que é BPMS está em sua interação com os participantes do processo. Isso porque ele pode encaminhar mensagens de acompanhamento e status, registrar autorizações e até mesmo notificar atrasos ou anomalias aos responsáveis.
Ou seja, com os recursos implementados ao compreender o que é BPMS, a empresa poderá contar com tarefas automatizadas capazes de reduzir o tempo de intervenção humana no processo e de recursos financeiros. Além disso, a curva de aprendizado de novos colaboradores se torna menor e o gerenciamento consegue evitar riscos de desvios.
Veja também:
Principais benefícios na aplicação do BPMS
Outra maneira de explicar o que é BPMS se dá a partir dos diferentes setores em que sua aplicação pode contribuir para a geração de resultados. E aqui temos um diferencial competitivo para empresas de quaisquer portes, não se limitando, por exemplo, apenas a grandes corporações. A seguir, elencamos 5 vantagens de usá-lo em sua empresa.
1 | Maior eficácia operacional
Para começar, a automação de processos feita por um software BPMS é capaz de minimizar a incidência de erros humanos. Afinal, ela pode restringir o tempo necessário para tarefas manuais e proporcionar uma visão mais ampla das atividades e setores.
Com isso, a empresa obtém uma análise mais assertiva do desempenho e tem facilitada a identificação de gargalos, uma vez que o trabalho convergente se torna a referência na gestão dos processos. Na prática, funcionários e departamentos passam a participar de modo conjunto de uma mesma tarefa, permitindo que haja um processo mais robusto e padronizado.
Saiba mais | Soluções Holmes para o departamento financeiro
2 | O que é BPMS na redução de custos
Ao ajudar as organizações a reduzir custos, é possível explicar o que é BPMS a partir da automação de processos que permite uma melhor análise das atividades, a identificação de problemas e outras ineficiências que podem gerar retrabalho ou gastos. Dessa forma, as informações são utilizadas para um custo adequado a cada tipo de operação.
3 | Qualidade aperfeiçoada nas tarefas
Também relacionado ao tópico anterior, o aperfeiçoamento da qualidade se torna uma consequência direta da implementação do BPMS, que garante maior eficiência ao determinar os processos mais eficazes e econômicos.
Outro ponto que ganha destaque aqui é a gestão contínua e próxima da operação, de modo a ser possível identificar e corrigir de modo rápido as possíveis falhas do processo. Como objetivo, tem-se o aumento da satisfação dos clientes e, ao mesmo tempo, sua fidelização ao produto ou serviço da sua empresa.
4 | Maior transparência e visibilidade dos processos gerenciais
A utilização de um BPMS traz como outro benefício a ampliação da transparência e visibilidade dos processos de negócios internos da empresa. Com essa ferramenta, torna-se possível monitorar em tempo real os processos, permitindo a adoção de medidas rápidas para prevenir impactos negativos e atrasos na entrega do produto final.
Adicionalmente, a solução possibilita que as organizações identifiquem áreas de melhoria e tomem decisões embasadas em fatos e números precisos e atualizados.
Saiba mais | Soluções Holmes para o Departamento Pessoal
5 | Adaptabilidade às mudanças do mercado
As constantes mudanças do mercado e do comportamento do consumidor podem gerar preocupações, mas entender o que é BPMS e aplicá-lo pode ajudar a enfrentar esses desafios.
Com a utilização dessa tecnologia, as empresas conseguem adaptar-se às mudanças por meio da automação e padronização dos processos de negócios, o que é fundamental em um ambiente de negócios em constante evolução, como o das organizações que lidam com produtos tecnológicos.
Com o BPMS, é possível realizar modificações nos processos de negócios de maneira ágil e eficiente, em resposta às mudanças no mercado ou às necessidades dos clientes. Essa flexibilidade torna-se ainda mais relevante em um contexto de constante transformação, permitindo que as empresas mantenham sua competitividade e alcancem seus objetivos de negócios.
8 Recursos que todo BPMS precisa ter para ser eficaz
Após compreender melhor o que é BPMS, elencamos os principais recursos que a plataforma precisa oferecer para garantir a eficácia do gerenciamento de processos de negócios. Confira a seguir.
Automatização de fluxo de trabalho | A plataforma deve oferecer a possibilidade de automatizar o fluxo de trabalho, reduzindo a necessidade de intervenção manual e agilizando a execução de tarefas.
Integração com outras ferramentas | O BPMS deve ser capaz de se integrar com outras ferramentas utilizadas na empresa, como sistemas de CRM, ERP e outras aplicações de negócios.
Monitoramento em tempo real | A plataforma deve permitir o monitoramento em tempo real dos processos de negócios, permitindo a detecção imediata de problemas e ações de correção.
Personalização de fluxo de trabalho | A ferramenta deve permitir a personalização dos fluxos de trabalho, para que eles se adaptem às necessidades específicas da empresa.
Permissionamento | O BPMS deve oferecer controle de acesso baseado em funções, garantindo que os usuários tenham acesso somente às funcionalidades que correspondem às suas responsabilidades.
Relatórios e análises | A plataforma deve oferecer recursos avançados de relatórios e análises, permitindo que os usuários obtenham insights valiosos sobre o desempenho dos processos de negócios.
Gerenciamento de exceções | A ferramenta deve ser capaz de lidar com exceções e processos ad hoc, permitindo que a equipe lide com situações não previstas.
Escalabilidade | O BPMS deve ser escalável, para que possa crescer com as necessidades da empresa, sem perder a eficiência e a capacidade de gerenciamento dos processos de negócios.
Aprendeu o que é BPMS? A melhor ferramenta está no Holmes!
Agora que você entendeu melhor o que é BPMS, como ele se relaciona com o BPM e a importância de ambos, nós te convidamos a conhecer o software BPM do Holmes. Com ele, você será capaz de criar fluxos personalizados para os diferentes processos da sua empresa, com uma abordagem simples e intuitiva.
Com o Holmes, você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, criar rastreabilidade para suas atividades além de assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.
A plataforma de BPM do Holmes não exige nenhum tipo de conhecimento sobre programação e oferece soluções para empresas de qualquer segmento. Afinal, consegue unir em um único ambiente, o gerenciamento de tarefas, pessoas, documentos e ações.
Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Se preferir, acesse nosso formulário e nossa equipe irá contatar a sua empresa.
Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog Holmes.