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Departamento de compras com processos otimizados exige o uso do BPMS: entenda como fazê-lo

31 janeiro, 2024 8 min de leitura Autor: Wendel Soares

como otimizar processos no Departamento de compras

Otimizar processos no Departamento de compras a partir do uso de uma ferramenta BPMS se tornou tendência em todo o mundo corporativo. Afinal, o recurso possui grande escalabilidade e pode se adequar aos mais diferentes tamanhos e segmentos corporativos.

Além disso, por se tratar de um setor com muitas exigências do compliance  e que requer diferentes níveis de aprovação e regras específicas, quanto mais assertivo for a gestão de processos de negócio, maior eficiência a empresa terá.

Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo para explicar técnicas que irão otimizar processos no Departamento de l

compras e como extrair o melhor delas. Confira conosco e boa leitura!

Leia também | Como otimizar processos no Departamento pessoal

Afinal, porque otimizar processos no Departamento de compras?

Assim como acontece em outros setores corporativos, otimizar processos no Departamento de compras vai de encontro com práticas padronizadas de atividades e a busca pela excelência em todas as etapas da produção. Dessa forma, garante-se soluções que podem abranger da solicitação inicial até a entrega do produto ou serviço para o cliente.

Destacamos abaixo os principais benefícios em apostar na otimização destes processos.

1 | Redução de custos

Primeiramente, ao otimizar os processos de compras, é possível identificar oportunidades de economia. Ou seja, a empresa consegue negociar os melhores preços com fornecedores, consolidar pedidos para obter descontos por volume e eliminar desperdícios. Em resumo, isso resulta em uma redução significativa nos custos de aquisição de materiais e serviços.

2 | Agilidade e eficiência ao otimizar processos no Departamento de compras

Processos otimizados permitem que o Departamento de compras atue de forma mais ágil e eficiente. Isso porque, com fluxos de trabalho bem definidos, é possível reduzir o tempo necessário para realizar uma compra e aumentar a produtividade e satisfação dos clientes.

Leia também | Como ter um processo de compras otimizado

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3 | Melhoria na qualidade dos produtos e serviços

Ao otimizar processos no Departamento de compras, é possível estabelecer critérios claros. Por exemplo, a seleção de fornecedores, avaliação de desempenho e garantia de que apenas produtos e serviços de alta qualidade sejam adquiridos.

Em outras palavras, contribui-se diretamente para a melhoria da qualidade dos produtos finais ou dos serviços prestados pela empresa.

4 | Maior visibilidade e controle

Com processos otimizados, é possível ter uma visão clara e detalhada de todas as etapas do processo de compras. Isso permite um melhor controle sobre os gastos, a gestão de estoques e a identificação de possíveis gargalos de processos ou problemas. Com informações precisas e atualizadas, os gestores podem tomar decisões mais embasadas e estratégicas.

5 | Rastreabilidade nas cotações

Ao garantir a rastreabilidade das cotações de múltiplos fornecedores, a empresa acelera a análise de propostas e assegura que o time tome a melhor decisão para otimizar processos no Departamento de compras.

Sendo assim, a melhor opção é o uso de uma ferramenta BPMS que mantenha ao alcance dos gestores todas as informações acerca dos orçamentos, preços e cotações.

6 | Cumprimento de regulamentações e políticas internas

Por fim, a otimização de processos no Departamento de Compras também ajuda a garantir o cumprimento de regulamentações e políticas internas, Dessa forma, evita-se a não conformidade de processos e assegura-se o cumprimento de políticas de sustentabilidade, ética e compliance. Ao estabelecer fluxos de trabalho claros e controles adequados, é possível garantir que todas as atividades de compras estejam alinhadas com as diretrizes da empresa.

Passo a passo para otimizar processos no Departamento de compras

1 | Avalie o consumo interno da sua empresa

O primeiro passo para otimizar processos no Departamento de compras exige o uso de uma ferramenta BPMS para que os gestores consigam avaliar todo o consumo da instituição. Ou seja, ele envolve a realização de estudos frequentes do padrão de despesas das empresas e, posteriormente, a destinação assertiva dos recursos.

A partir disso, torna-se possível reduzir o tempo gasto no processo de compras, identificar o fluxo de consumo de cada material e prever a necessidade pontual na reposição de estoque.

2 | Adoção do procurement

O procurement diz respeito ao processo de compras e vendas que considera a maior eficiência e otimização dos recursos disponíveis pela empresa. Ou seja, ele inclui a aquisição de insumos, matérias-primas, produtos e serviços que garantam a continuidade do fluxo de trabalho de modo a reduzir gastos e garantir que o negócio funcione de modo padronizado.

Contudo, para que ela aconteça, o ideal é que o sistema invista em uma ferramenta BPMS que centralize os diferentes workflows para que seja possível comparar e escolher a partir do melhor custo-benefício.

3 | Gestão de documentos centralizada

Várias etapas no processo de compras exigem assinaturas, autorizações e documentos específicos para acontecer. Sendo assim, a melhor alternativa para as empresas é contar com um sistema integrado que facilite a gestão de documentos de modo simplificado e seguro.

Neste caso, o uso de uma ferramenta BPMS pode facilitar as relações jurídicas no processo de compras, otimizar os procedimentos de edição, envio de contratos e ordens de aquisição, dentre outros. Afinal, ele consegue permitir que se faça transações de qualquer lugar e a qualquer hora, com controles de acesso personalizados.

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4 | Realize o acompanhamento dos indicadores necessários

Os indicadores de desempenho são essenciais para otimizar processos no Departamento de compras. Isso porque eles podem orientar os gestores na aplicabilidade das melhores práticas de gerenciamento das compras.

Para isso, o BPMS consegue oferecer soluções capazes de monitorar e mensurar todos os dados que se relacionam aos custos, prazos e qualidade nas compras da empresa. Dessa forma, garante-se tanto a excelência no cumprimento das diretrizes internas quanto a certeza na otimização dos recursos disponíveis.

5 | Acompanhamento da sazonalidade para otimizar processos no Departamento de compras

Outro ponto importante no que diz respeito ao DP se refere às compras que possuem maior movimentação de acordo com determinados períodos. Sejam eles devido à alta demanda pontual ou mesmo ao armazenamento de estoque em casos de compras de valores promocionais.

Porém, não adianta apenas aproveitar aquele preço imperdível de um um insumo, serviço ou produto, se a gestão não considerar validade, fluxo de saída e capacidade de estocagem. Mas com uma ferramenta BPMS, essa visão complexa em períodos sazonais pode ser observada com maior assertividade pelos gestores.

6 | Priorização na qualidade se relaciona com monitoramento contínuo

De nada adianta querer otimizar processos no Departamento de compras sem considerar o melhor custo benefício nas aquisições. Em outras palavras, para que uma empresa consiga priorizar a qualidade de entrega, ela deve conseguir monitorar os processos em busca de uma melhoria contínua.

Neste caso, o uso de um sistema com BPMS pode atuar na criação de regras que estabelecem prioridades, compreende os processos que retornam a maior eficiência produtiva para, em seguida, replicá-lo em todas as outras etapas.

Em resumo, muito mais do que procurar apenas por preços baixos, torna-se mais simples a seleção dos melhores fornecedores, a partir de vantagens como suporte e prazos de entrega.

7 | Centralizar compras em uma plataforma convergente

Por fim, uma ferramenta BPMS contribui para otimizar processos no Departamento de compras a partir da centralização de todo o workflow em uma única plataforma online. Ou seja, a empresa consegue estabelecer os diferentes níveis de acesso e convergir todos os dados necessários para uma consulta e acesso simples, rápido e seguro.

Com isso, há uma redução significativa nos prazos para aprovação, solicitação e comparativos entre os orçamentos disponíveis.

Conheça o Holmes e tenha processos mais otimizados no Departamento pessoal da sua empresa!

Após compreender o como otimizar processos no Departamento de compras e como uma ferramenta BPMS pode tornar seu trabalho muito mais otimizado e eficaz, que tal conhecer a melhor opção para o sua empresa ou organização?

Com o Holmes, você terá uma ferramenta em que você poderá automatizar tarefas, realizar controle de prazos e ter rastreabilidade para suas atividades. Além disso, ele permite que você consiga assinar eletronicamente os processos, armazenar e gerir documentos online e ter um portal exclusivo para abrir e acompanhar solicitações.

E o melhor: nossa ferramenta não exige conhecimentos avançados sobre programação e oferece soluções personalizadas para o seu negócio.

Entre em contato conosco e agende gratuitamente uma demonstração com um de nossos especialistas. Para outros conteúdos como este, continue conosco no Blog do Holmes.

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