por Equipe Holmes em 26/09/2023
O processo de compras dentro de uma empresa é tão importante que, caso apresente falhas, ele pode comprometer desde a produção, o cumprimento de prazos e a entrega do produto final. Isso porque, ele se relaciona diretamente à aquisição de insumos, produtos, serviços e outros itens primordiais para a execução contínua das atividades em uma organização.
E nos dias atuais, onde ele pode usar da automação e tecnologia para se inserir dentro da gestão de processos de negócios, é inadmissível que uma empresa não o tenha de modo automatizado.
Por isso, preparamos este conteúdo exclusivo que vai te mostrar como extrair o melhor de uma ferramenta BPMS para ter um processo de compras eficiente e robusto. Confira conosco e boa leitura!
O que é um processo de compras?
De modo geral, um processo de compras é uma sequência de etapas definidas que uma empresa adota para adquirir bens ou serviços necessários para suas operações. Ou seja, ele é um procedimento estruturado que abrange desde a identificação das necessidades de compra até a entrega do produto ou serviço solicitado.
Qual a importância de um processo de compras no ambiente corporativo?
Independentemente do porte da empresa, a eficácia no processo de compras afeta diretamente as atividades operacionais e financeiras de uma empresa. Continue a leitura e veja os principais motivos pelo qual você deve dar atenção a ele.
1 | Controle de custos
Primeiramente, um processo de compras adequado permite avaliar fornecedores, comparar preços, negociar com base em volume e qualidade. Dessa forma, a empresa pode obter melhores condições de compra. Isso pode resultar em redução de custos e maximização dos lucros.
2 | Gestão de fornecedores
Outro ponto é que este processo, quando se estrutura de modo adequado, contribui para a seleção de fornecedores confiáveis e qualificados. Em resumo, isso garante a qualidade dos produtos ou serviços adquiridos, bem como a entrega dentro do prazo, o que pode melhorar a reputação da empresa.
3 | Eficiência operacional no processo de compras
Se a empresa possui um fluxo contínuo de suprimentos necessários, certamente irá evitar interrupções nas operações. Ou seja, poderá garantir que todas as áreas da empresa tenham o que precisam para funcionar adequadamente.
4 | Rastreabilidade
Um processo bem documentado permite rastrear todas as etapas da compra, desde a identificação da necessidade até a entrega do produto ou serviço. Dessa forma, a empresa consegue realizar sua auditoria interna, análise de desempenho e identificação de possíveis melhorias de modo ágil e eficiente.
5 | Compliance e mitigação de riscos
Por fim, merece atenção que o processo de compras otimizado pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade legal e ética. Em outras palavras, a empresa tem maior chance de mitigar riscos relacionados à qualidade, prazos de entrega, fraudes e outros problemas potenciais.
Principais indícios que apontam falhas em um processo de compras
Ainda que cada empresa possua características específicas, há ações, comportamentos e situações que apontam que o processo de compras está falho ou ineficaz. Relacionamos a seguir, os principais casos.
1 | Atrasos frequentes na entrega de produtos ou serviços
Geralmente, isso pode indicar problemas de comunicação com os fornecedores, falta de planejamento adequado ou problemas de gestão de estoque. Atrasos constantes podem afetar negativamente as operações da empresa, resultando em insatisfação do cliente e até mesmo em perda de vendas.
2 | Despesas não planejadas e gastos excessivos
Se a empresa está tendo dificuldades em controlar os gastos e ocorrem despesas não previstas, isso pode indicar que o processo de compras não está sendo eficiente. Afinal, pode haver falta de cotações competitivas, falhas na análise de preços ou falta de negociação com os fornecedores.
3 | Problemas recorrentes de qualidade
Caso os produtos ou serviços adquiridos com frequência não atendam aos requisitos de qualidade, isso é um sinal claro de falha no processo de compras.
Neste caso, é importante realizar uma avaliação rigorosa dos fornecedores e pensar um maior controle de qualidade após o recebimento dos produtos.
4 | Falhas na comunicação entre as áreas envolvidas no processo de compras
Um fluxo de comunicação ineficaz entre os departamentos envolvidos no processo de compras pode levar a erros, retrabalhos e atrasos.
Por isso, a comunicação clara, eficiente e centralizada é essencial para garantir que todas as informações necessárias sejam compartilhadas de forma adequada.
5 | Não conformidade com regulamentos e políticas internas
Por fim, quando há uma não conformidade em processos, ou mesmo em regulamentos legais, éticos ou com suas próprias políticas internas, há indícios que a etapa de compras pode ser uma das responsáveis.
E deve ser corrigida, já que a não conformidade pode resultar em penalidades financeiras, danos à reputação da empresa e até mesmo em problemas jurídicos ou fiscais.
10 Dicas para turbinar os processos de compras em sua empresa
Entendeu a importância do processo de compras e não sabe por onde começar? Então confira as dicas que irão te orientar na otimização desta etapa.
1 | Estabeleça um planejamento estratégico
Tudo começa com a definição dos objetivos, metas e requisitos para o processo de compras. Ou seja, você deve conseguir alinhá-lo com a estratégia geral da empresa. Isso irá direcionar todas as etapas do processo.
2 | Realize uma pesquisa de mercado
Em seguida, deve-se considerar uma atualização permanente sobre o mercado, fornecedores e tendências. Para isso, pesquise e compare preços, qualidade, prazos e serviços oferecidos pelos fornecedores para tomar decisões de compra mais embasadas.
3 | Desenvolva um banco de fornecedores confiáveis
Identifique e mantenha um cadastro atualizado de fornecedores confiáveis, que atendam às necessidades da empresa. Uma ferramenta BPMS, para esta situação, é bastante útil, uma vez que permite um armazenamento completo e seguro de fornecedores.
Em resumo, isso pode facilitar negociações e garantir um fluxo contínuo de suprimentos.
4 | Padronize os processos de compras e procedimentos
Toda empresa deve ter procedimentos e políticas claras para todo o processo de compras. Afinal, é a forma de manter a consistência nas operações e facilitar a comunicação entre as áreas envolvidas.
5 | Utilize ferramentas tecnológicas
Adote ferramentas como um sistema de gestão de compras ou um BPMS para automatizar e agilizar o processo. Isso facilitará o acompanhamento de solicitações, aprovações, pedidos e rastreamento de entregas.
6 | Negocie de forma estratégica
Busque negociar condições comerciais favoráveis, como preços competitivos, prazos de pagamento adequados e descontos por volume. Para isso, prepare-se adequadamente antes de negociar e esteja disposto a buscar alternativas caso necessário.
7 | Realize análises de fornecedores
Avalie regularmente o desempenho dos fornecedores com base em critérios como qualidade, pontualidade de entrega, atendimento e adequação aos requisitos. Isso permitirá identificar possíveis problemas e buscar melhorias ou substituições.
8 | Adote o princípio da transparência no processo de compras
Mantenha uma comunicação clara e transparente com todas as partes envolvidas no processo de compras. Neste caso, isso inclui fornecedores, departamento financeiro e demais áreas da empresa. Certifique-se que não haja mal-entendidos ou compreensões distorcidas de tudo que envolve esta etapa.
9 | Estabeleça contratos bem definidos no processo de compras
Formalize as condições acordadas com os fornecedores por meio de contratos claros e completos. Em outras palavras, garanta que todos os detalhes, como prazos, preços, garantias e condições de pagamento, estejam bem especificados para evitar problemas futuros.
10 | Monitore e avalie constantemente
Por fim, você deve estabelecer métricas de desempenho para acompanhar o processo de compras. Por exemplo, os custos, tempo de entrega, erros e satisfação dos usuários internos. Utilize essas informações para identificar oportunidades de melhoria contínua.
BPMS e a etapa de compras: como eles se relacionam?
O uso de uma ferramenta BPMS (Business Process Management System) pode trazer uma série de benefícios significativos para tornar o processo de compras mais eficiente e otimizado. Isso porque um BPMS é uma plataforma que permite modelar, automatizar e otimizar processos de negócios, proporcionando maior controle, visibilidade e agilidade.
Primeiramente, uma ferramenta BPMS pode ajudar a mapear e documentar de forma clara e visual o fluxo do processo de compras, identificando todas as etapas, responsáveis e interações envolvidas.
Além disso, com a automação do processo de compras por meio do BPMS, é possível eliminar tarefas manuais e repetitivas, reduzindo erros e economizando tempo. A ferramenta pode automatizar o encaminhamento de solicitações de compras, aprovações, geração de pedidos, rastreamento de entregas e até mesmo a comunicação com os fornecedores.
Ao fornecer uma análise contínua e proativa, uma ferramenta BPMS contribui para a empresa encontrar oportunidades de melhoria e otimização do processo de compras. E, claro, permite o compartilhamento eficaz das informações e a integração de outras ferramentas e setores, de modo a gerir com eficácia múltiplas entradas de informações.
Por que usar o Holmes no seu processo de compras?
O Holmes tem a flexibilidade necessária para automatizar seus processos de compras de acordo com as regras de negócios da sua empresa. Também pode ser integrado com outros sistemas, como o seu sistema de ERP (necessário que o sistema tenha API aberta), para uma solução de ponta a ponta.
Conheça algumas possibilidades que a ferramenta oferece:
1 | Organização simples de todos os processos da sua empresa
No Holmes, seu processo de compras é dividido em etapas nos fluxos e cada etapa gera tarefas que podem ser atribuídas a um ou mais responsáveis. Essa é uma boa forma de envolver pessoas de diferentes áreas, seja para fazer solicitações ou coletar aprovações.
2 | Acompanhamento contínuo em seu processo de compras
É sempre bom lembrar que, para garantir que suas compras sejam feitas no prazo e que o departamento não acumule demandas, você pode estabelecer prazos de vencimento para as tarefas. Assim, você garante que o sistema mapeie atrasos e notifique os responsáveis.
3 | Integração personalizada conforme suas demandas
O Holmes possui poderosos recursos para automatizar regras de negócios. Para isso, utiliza de gatilhos para iniciar processos automaticamente a partir de uma condição. Também é possível conduzir tarefas paralelamente com diferentes responsáveis, além de várias outras possibilidades para fazer o fluxo se comportar de maneiras diferentes em cada situação.
4 | Automatização das alçadas de aprovação
Quer que valores maiores sejam enviados para um aprovador e valores menores para outro? Não tem problema. Com nossa ferramenta, é fácil criar alçadas de aprovação para que o sistema envie a solicitação para um ou outro responsável de forma automática, dependendo da condição.
5 | Centralização dos dados e acesso seguro e fácil
Para encontrar rapidamente um recibo, pedido de compras ou nota fiscal, você não precisa vasculhar os processos já arquivados para ver os documentos anexos. Ou seja, a não ser que queira, você pode achar qualquer documento na nossa central de buscas de maneira fácil e rápida, basta ter permissão para isso.
Fluxos que podem fazer parte da solução de compras no Holmes
Solicitação de pedidos de compras | Qualquer colaborador autorizado pode fazer solicitação de compras no Holmes , se for necessária a aprovação de um ou mais gestores, o sistema pode solicitar automaticamente de acordo com as regras, o tipo de solicitação e o valor.
Gestão e assinatura eletrônica de contratos com fornecedores | Fez parceria com um novo fornecedor? Você pode gerenciar o contrato dessa parceria e colher assinatura eletrônica diretamente no Holmes. Através dela, você conseguirá fazer a gestão de documentos e as demandas relacionadas de acordo com o fluxo que foi desenhado, podendo, inclusive, compartilhar o contrato com outras áreas.
Controle de cotações | Envie solicitações de cotação para os seus fornecedores para que eles participem de forma controlada do processo, mesmo sem terem um cadastro de usuário no sistema.
Recebimento de notas fiscais | Exporte da Sefaz as notas fiscais de fornecedores e inicie processos para triagem desses documentos diretamente no Holmes.
Quer uma aplicação diferente? Não tem problema, é possível adaptar os fluxos ou criar soluções específicas para o seu negócio.
Então que terei que configurar esses fluxos?
Apenas se você quiser! Mas, se eu fosse você, não me preocuparia com isso porque temos uma equipe de inteligência de processos que pode mapear suas necessidades e entregar esses fluxos prontos e funcionando! O Holmes é mais que um produto, é um serviço completo de melhoria para os seus processos.
Agora, que tal ver a nossa solução funcionando no cenário da sua empresa? Quer continuar entendendo como é um processo de compras no Holmes? Converse com os nossos consultores.
Eleve o patamar do seu processo de compras com o Holmes!
Até aqui, você certamente compreendeu como a etapa de compras pode impactar todas as atividades de uma empresa. E também observou sobre como sua relação com um software BPMS é capaz de trazer transformação digital para o ambiente corporativo.
Então que tal conhecer o Holmes e levar a melhor solução para os processos e atividades da sua organização?
Com ele, você tem acesso a uma ferramenta que irá automatizar tarefas, realizar controle de prazos, dar rastreabilidade para suas atividades e permitir um processo de compras sem falhas ou gargalos.
Tudo isso, sem exigir conhecimentos avançados sobre programação e com uma plataforma de BPM que se adequa à real necessidade do seu negócio. Para saber mais, basta clicar nessa página e um de nossos especialistas irá contatar você.
