por Wendel Soares em 11/03/2024
O uso do workflow em ambientes hospitalares é um recurso bastante eficaz para realizar a gestão dos processos de negócio. E quem utiliza uma ferramenta BPMS compreende o quão importante é trazer padronização e otimização a estes tipos de atividades.
De modo geral, a área hospitalar e de clínicas costumam ter processos dinâmicos e precisam de maior rapidez para geri-los. Contudo, é muito comum que essas informações envolvam processos organizacionais complexos que exijam um cuidado extra.
Por isso, o Holmes preparou esse conteúdo exclusivo que vai explicar tudo sobre como utilizar o workflow em ambientes hospitalares de modo simples, ágil e eficiente. Confira conosco e boa leitura!
Afinal, o que é um workflow?
Workflow significa, em português, fluxo de trabalho. Em resumo, ele é um recurso que descreve a sequência de atividades necessárias para concluir uma tarefa ou processo específico. Para isso, o workflow define as etapas, os responsáveis por cada uma, as condições de aprovação e os prazos envolvidos em um determinado procedimento.
Além disso, o workflow pode ser visualizado como um mapa que orienta a execução de atividades de forma organizada e eficiente, garantindo a coordenação entre os diferentes participantes e departamentos envolvidos.
Através do uso de ferramentas como o BPMS (Business Process Management System), é possível automatizar e monitorar esses fluxos de trabalho. Ou seja, otimizar a execução das tarefas, reduzir erros e garantir a conformidade com os procedimentos estabelecidos.
Como funciona o uso do workflow em ambientes hospitalares
Ainda que cada organização que cuide de serviços na área da saúde possua especificidades, há padrões que costumam acontecer quando falamos em workflow em ambientes hospitalares.
O workflow é uma ferramenta eficaz para o gerenciamento hospitalar, pois permite automatizar e coordenar processos específicos em diferentes ambientes do hospital. Ele define as etapas, os responsáveis e as condições necessárias para a conclusão de tarefas, garantindo a eficiência e a qualidade dos serviços prestados aos pacientes. Alguns exemplos de aplicação do workflow em ambientes hospitalares incluem:
1 | Recepção e triagem de pacientes
O workflow pode ter utilização para automatizar a recepção e triagem de pacientes. Em outras palavras, ele visa garantir que cada paciente seja encaminhado ao departamento adequado e que os profissionais de saúde tenham acesso aos dados e históricos relevantes.
2 | Gestão de exames e procedimentos diagnósticos
Por sua vez, o workflow em ambientes hospitalares também tem aplicação na gestão de exames e procedimentos diagnósticos. Neste caso, ele consegue garantir que os pacientes sejam atendidos de acordo com a prioridade e que os resultados sejam disponibilizados aos profissionais de saúde de forma rápida e eficiente.
3 | Gestão de internações e alta de pacientes
O workflow pode ser utilizado para coordenar a gestão de internações e alta de pacientes, garantindo que os procedimentos sejam realizados de acordo com os protocolos estabelecidos e que os pacientes sejam encaminhados aos serviços de apoio necessários.
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4 | Gestão de medicamentos e tratamentos via workflow em ambientes hospitalares
O workflow pode ser aplicado na gestão de medicamentos e tratamentos, de modo a certificar que os pacientes recebam os medicamentos e tratamentos corretos. Dessa forma, obedece-se os protocolos internos e as regras de governança e compliance da instituição.
5 | Gestão de consultas e agendamentos
O fluxo de trabalho também pode ser utilizado para coordenar a gestão de consultas e agendamentos. Sendo assim, tem-se um atendimento dos pacientes de acordo com a prioridade e profissionais de saúde com acesso aos dados e históricos relevantes.
6 | Gestão de cirurgias e procedimentos operacionais
O workflow pode ser aplicado na gestão de cirurgias e procedimentos operacionais. Por exemplo, para coordenar o agendamento e preparar do paciente, equipe cirúrgica e acompanhamento pós-operatório. Isso ajuda a garantir que os processos sejam realizados de forma eficiente e segura.
7 | Gestão de estoque de materiais e equipamentos médicos
Um bom fluxo de trabalho também consegue gerenciar o estoque de materiais e equipamentos médicos. Além disso, é capaz de controlar a entrada, saída, reposição e manutenção dos itens essenciais para o funcionamento do hospital. Isso contribui para evitar desperdícios, garantir a disponibilidade dos recursos necessários e otimizar os custos.
8 | Gestão de prontuários eletrônicos dos pacientes
Por fim, o workflow pode ser empregado na gestão dos prontuários eletrônicos dos pacientes. Ou seja, coordenar a coleta, registro, acesso e compartilhamento das informações clínicas de forma segura e correta. Dessa forma, ele facilita a comunicação entre os profissionais de saúde, melhora a continuidade do cuidado e contribui para uma assistência mais integrada e eficaz.
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Workflow em ambientes hospitalares e o BPMS: como eles se relacionam
Até aqui, certamente você compreendeu a importância do workflow em ambientes hospitalares. Porém, para quem pretende aplicá-lo nos processos do dia a dia e não sabe por onde começar, elencamos 7 maneiras como o uso da gestão de processos de negócio, através do BPMS, pode contribuir com a implementação dele. Continue a leitura e confira!
O Business Process Management System (BPMS) desempenha um papel fundamental na melhoria dos processos em ambientes hospitalares, otimizando a gestão e a execução de tarefas. Aqui estão quatro formas de como o BPMS pode atuar no uso do workflow em hospitais:
1 | Automatização de Processos
O BPMS permite automatizar tarefas repetitivas e padronizadas. Por exemplo, em agendamento de consultas, gerenciamento de exames e distribuição de tarefas entre os profissionais de saúde.
2 | Monitoramento e controle
O BPMS possibilita o monitoramento em tempo real do progresso dos workflows, identificando gargalos de processos, atrasos e desvios nos processos. Isso permite uma intervenção rápida para garantir que as atividades sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.
3 | Integração de Sistemas
Além disso, o BPMS facilita a integração de diferentes sistemas hospitalares, como por exemplo, prontuários eletrônicos, sistemas de agendamento e gestão de estoque. Ou seja, ele consegue criar uma visão holística dos processos e promover a troca eficiente de informações entre os departamentos.
4 | Melhoria da qualidade assistencial
Ao padronizar os processos e garantir sua execução consistente, o BPMS contribui para a melhoria da qualidade assistencial, assegurando que os pacientes recebam cuidados adequados e personalizados, além de promover uma gestão mais eficaz dos recursos disponíveis.
5 | Análise de desempenho via workflow em ambientes hospitalares
O BPMS permite a análise do desempenho dos processos por meio de métricas e indicadores de desempenho. Em resumo, isso possibilita identificar áreas de melhoria, avaliar a eficiência operacional e tomar decisões embasadas em dados para otimizar os fluxos de trabalho.
6 | Gestão de conformidade
O BPMS auxilia na garantia da conformidade com normas e regulamentos do setor de saúde, assegurando que os processos estejam alinhados com as diretrizes estabelecidas. Isso é essencial para garantir a segurança dos pacientes, a privacidade das informações e o cumprimento das normas legais.
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7 | Flexibilidade e adaptação
O BPMS oferece flexibilidade para ajustar e adaptar os workflows conforme as necessidades e mudanças no ambiente hospitalar. Sendo assim, com a capacidade de personalização, é possível responder rapidamente a novos requisitos, reorganizar fluxos de trabalho e incorporar melhorias contínuas para atender às demandas em constante evolução.
8 | Gestão de documentos e registros através do workflow em ambientes hospitalares
O BPMS pode ser utilizado para gerenciar documentos e registros eletrônicos. Por exemplo, prontuários médicos, laudos e relatórios. Isso facilita a acessibilidade, o compartilhamento e o armazenamento seguro das informações, garantindo a integridade dos dados e a conformidade com as normas de privacidade.
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9 | Gestão de eventos e alertas
Outra vantagem é que o BPMS pode ser configurado para gerar eventos e alertas quando determinadas condições são atendidas. Por exemplo, atrasos em processos, falta de recursos ou necessidade de intervenção. Isso permite uma resposta rápida e eficaz a situações críticas, garantindo a continuidade dos cuidados prestados aos pacientes.
10 | Gestão de aprendizado e melhoria contínua
Por fim, o BPMS pode ser utilizado para registrar e analisar dados sobre a execução dos processos, identificando padrões, tendências e oportunidades de melhoria. Isso permite que os profissionais de saúde e gestores adquiram conhecimento e aprimorem continuamente os processos, promovendo a excelência operacional e a qualidade assistencial.
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